社内コミュニケーションツールとは？重要性と選び方のポイントを紹介！

「社内コミュニケーションツール」とは、社員同士が互いに情報をやりとりするために使用する技術やサービスを指します。場所や時間を問わずにやりとりができるため、現代社会においては欠かせないものです。本記事では、社内コミュニケーションツールの重要性や導入メリット、選ぶ際のポイントを解説します。

社内コミュニケーションツールとは何か？

社内コミュニケーションツールとは、社員同士が互いに情報をやりとりするためのツールで、特にインターネットを使用して時間や場所を問わずにデジタル上でコミュニケーションを図れるツールを指します。さまざまな種類のツールがありますが、一般的なものとして、メール、チャット、ビデオ会議、SNS などが挙げられます。

社内コミュニケーションツールは、個人間やビジネス上でのやりとりなど、さまざまな目的で使用されます。大きな特長は「やり取りが履歴として残り、後から検索・参照できる」点です。電話や口頭に比べて「言った・聞いていない」が起こりにくく、異動や退職の際の引き継ぎにも役立ちます。特にコロナ禍以降、コロナ感染を防止するためにテレワークが急速に普及したことから、ビジネスにおいて社内コミュニケーションツールの重要性が飛躍的に高まりました。

注目される背景｜テレワークが生んだ「コミュニケーションの希薄化」

コロナ禍以降のテレワーク拡大は、コミュニケーションのあり方に大きな課題を残しました。労働政策研究・研修機構（ JILPT ）が 2020 年に実施した企業調査では、「リモートワークを活用するうえでの課題（複数回答）」として最も多かったのが「従業員同士のコミュニケーションが希薄になっている」で 37.8 % でした。以下、「仕事の進捗管理が難しい」 34.9 %、「資料が手元になく仕事がしづらい」 30.3 % と続きます（参考：JILPT 調査を引用した研究論文（ J-STAGE ））。

つまり、多くの企業にとって社内コミュニケーションツールは「あれば便利」ではなく、分散した働き方の変化に対応するための基盤になっているのです。

なぜ今、社内コミュニケーションツールが必要なのか

業務時間の半分以上はコミュニケーションに使われている

Microsoft が世界規模で実施している調査「 Work Trend Index 」によると、平均的な従業員は業務時間の 57 % をコミュニケーション（会議・メール・チャット）に、43 % をコンテンツ作成（文書・スプレッドシート・プレゼン資料）に費やしています。さらに、メールのヘビーユーザー（上位 25 %）は週 8.8 時間、会議のヘビーユーザー（上位 25 %）は週 7.5 時間を費やしているとされています。

これだけ多くの時間を占めるからこそ、ツールによって効率を数％改善するだけでも、組織全体では大きなインパクトになります。

参考：Microsoft News Center Japan「 AI は働き方を改修してくれるのか?」

社内コミュニケーションツールの重要性

社内コミュニケーションツールは、個人やチーム、組織全体のコミュニケーションを改善し、生産性の向上やデータ共有の効率化に寄与します。社内コミュニケーションツールを活用することで、スムーズな問題解決や意思の決定が可能になります。
社内コミュニケーションツールは、リモートワークに必須のものでもあります。リモートワークでは、離れた場所にいる人とのスムーズなコミュニケーションが必要になるためです。従来、メールや電話、郵便と言ったツールはありましたが、それだけではやりとりに要する時間や声のかけやすさといった面で不十分です。

そこで、インターネットの技術を駆使した社内コミュニケーションツールを併用すると、コミュニケーションの密度を高め、リモートワークでもスムーズに業務をこなすことができます。
このように、社内コミュニケーションツールは、コミュニケーションの改善や生産性の向上を通じて、ビジネスの成功にも大きく寄与します。

社内コミュニケーションツールを導入するメリット

業務の効率化

社内コミュニケーションツールのメリットとして、メールや電話などの旧来のツールよりも、スムーズに情報を共有しやすいことが挙げられます。旧来のツールは現在も活用されていますが、リアルタイムなやりとりには不向きでした。
しかし、チャットやビデオ会議などを取り入れれば、最新の情報をリアルタイムでやりとりすることが容易になります。リモートで会議や打ち合わせなどを行い、終わったらすぐにアクションを起こせるため、業務効率も向上します。

コストの削減

社内コミュニケーションツールを導入すれば、以下などのさまざまな部分でコストを削減しやすくなります。

●　会議室のレンタル料
ビデオ会議によって数百人が参加する会議も可能になるため、外部の大きな会議室を手配する必要がなくなります。

●　通信費
電話は従量課金で料金がかさむことがありますが、社内コミュニケーションツールはインターネット通信を利用するため料金が定額料金です。郵便代も節約できます。

●　交通費
リモートワークが促進され、会社が交通費を負担する必要がなくなります。

●　オフィス賃料
リモートワークの導入に伴い、オフィスを縮小できます。

●　消耗品費
ペーパーレスが促進され、紙代や印刷代を低減できます。

もちろん、社内コミュニケーションツールにはランニングコストがかかりますが、多くはクラウドサービスの形態で提供されているため、安価に利用でき、コスト削減効果の方が大きい場合が一般的でしょう。

社内コミュニケーションの活性化

社内コミュニケーションツールを利用すると、社内のコミュニケーションが活性化されます。特に、チャットやビデオ会議、グループウェアなどは、スマホからも利用可能です。スマホでのチャットは、若手の人材にとってなじみ深いコミュニケーション手段であり、従来の手段と比較して気軽にやりとりできるのが特徴といえます。
対面やメール、電話などで上司と接するのは気後れしてしまう若手世代でも、チャットだと気楽に感じるという傾向が見られます。社内コミュニケーションツールがあることで、社内の風通しが良くなり、縦割り構造の解消や、経営層と現場の距離短縮につながります。

従業員エンゲージメントの向上

企業のビジョンや価値観を継続的に発信することで、従業員が「自分の仕事が会社全体のどこにつながっているのか」を感じやすくなります。これがモチベーションや定着率の向上につながります。

業務の属人化防止とナレッジ蓄積

ノウハウや過去のやり取りをテキストとして残せるため、情報共有の抜け漏れが防止され、結果、担当者の不在でも業務が滞りにくくなります。新入社員のオンボーディングや引き継ぎコストも下がります。

社内コミュニケーションツールの主な機能

チャット機能

チャット機能は、インターネット上でテキストや画像、動画、スタンプなどをリアルタイムでやり取りできる機能を指します。複数の人が同時に会話できるグループチャットなどもあり、迅速なコミュニケーションを行えるため、ビジネスでもよく利用されます。メッセージ履歴を残せるのもメリットです。

ビデオ通話 / Web会議機能

ビデオ通話機能は、インターネットを使って、2人以上の人がリアルタイムで音声や映像を通信できる機能です。ビデオ通話をするには、カメラを備えたコンピュータやスマートフォンなどのデバイスが必要となります。ビデオ通話は、会議やプレゼンテーション、オンライン学習、個人的な会話など、さまざまな用途で使われます。距離や時間的に制約がある場合でも、お互いの顔を見ながら会話できるのです。

ファイル共有機能

ファイル共有機能は、インターネットを使って、複数の人がデータファイルを共有できる機能です。この機能は、会議やプロジェクトでの情報共有、オンライン学習での教材配布、個人的なデータ共有など、さまざまな用途で使われます。距離や時間的に制約がある場合でも、ファイル共有機能を使えば、お互いにデータを受け渡せるので、便利です。

タスク管理機能

タスク管理機能は、チームやグループが共同でタスクを進めるための機能です。これにより、タスクを割り当て、進捗状況を確認し、優先順位を決められます。タスク管理機能を使用することで、チームやグループでのタスク管理がスムーズかつ効率的に行えるようになるのです。

社内コミュニケーションツールの主な種類

グループウェア

グループウェアとは、複数のユーザーで共有して使用するアプリケーション のことを指し、組織内での情報共有や連絡の手段として活用されています。グループウェアは、メール、スケジュール管理、プロジェクト管理、ファイル共有、オンライン会議、チャット、ワークフローといったさまざまな機能を備えています。1 つ導入するだけで社内コミュニケーションの目的をひととおり満たせます。
グループウェアを使用すれば、ワンパッケージ で組織内での情報共有をスムーズに行えるようになるでしょう。個々のユーザーが自分のタスクやスケジュールを管理できるため、生産性の向上にもつながります。

• 具体例：Microsoft 365、Google Workspace、サイボウズ Office など
• 向いている用途：部署をまたいだ情報共有、複数の機能をまとめて一元管理

Microsoft 365

Microsoft 365 は、Microsoft が提供するクラウドサービスです。Microsoft 365 には、Office アプリケーションのほか、Exchange Online、SharePoint、Teams など、さまざまなサービスが含まれています。Microsoft 365 を導入すると、それらのアプリケーションをクラウド上で使用でき、組織内での情報共有や連絡をスムーズに行えるようになります。ライセンスの管理やアップデート、ユーザーの追加も簡単です。

チャットツール

チャットツールとは、インターネットを介して、複数の人がテキストや画像などをリアルタイムでやりとりできる社内コミュニケーションツールを指します。リモートワークなどでのリアルタイム性が求められるコミュニケーションに便利で、プロジェクトの進捗確認や問題解決にも役立ちます。チャットツールには、Slack、Microsoft Teams、Zoom Chat、Discord などがあります。それぞれ異なる特徴や機能を備えているため、用途 に合わせて、適切なツールを選択することが重要です。

• 具体例：Microsoft Teams、Slack、Chatwork、LINE WORKS、WowTalk など
• 向いている用途：日常の報連相、プロジェクト単位のグループ連携、緊急度の高い連絡

▼代表的なビジネスチャットツールの比較

Teams

Teams は、Microsoft が開発したビジネスチャットのツールです。チャットやビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などの機能を搭載しており、リモートワークに役立ちます。Teams は、Microsoft 365  の一部として提供されており、Word、Excel、PowerPoint などの Office アプリケーションとの連携も可能です。

社内SNS

社内SNS とは、企業内で使用される SNS を指します。一般的な SNS と同じように、利用者である社員が会社全体や部門単位のタイムラインにプロフィールや写真、サンクスカードなどを投稿し、他のメンバーとコミュニケーションを図れます。社内SNS は、社内のコミュニケーションを活発にし、企業文化の確立や横のつながり強化、情報共有を促進することで、企業の生産性を向上させるという効果が期待されています。リモートワークや在宅勤務が増え、社内SNS がより重視される場合もあるでしょう。
社内SNS は、無料のものと有料のものがあります。どのようなものを選択するかは企業によって異なりますが、機能やセキュリティ、保存・バックアップ、運用のしやすさなどを検討することが重要です。

• 具体例：Viva Engage （旧 Yammer）、Talknote、TUNAG など
• 向いている用途：社員同士の交流、称賛・感謝の可視化、ボトムアップの情報発信

Viva Engage （旧 Yammer）

Yammer は、企業内における従業員間のコミュニケーションと共同作業を促進するための、ビジネス向け SNS です。Yammer は、グループの作成やグループへの参加、ファイルやアイデアの共有、ディスカッションへの参加ができるように設計されています。

Yammer は 2008 年にリリースされ、2012 年に Microsoft に買収されました。その後、Microsoft Viva のエンゲージメント領域を担うサービスとして進化し、2023 年に Yammer ブランドが廃止され、Viva Engage へ正式移行されました。

現在、Viva Engage は Microsoft 365 の一部として提供されており、Teams や SharePoint、OneDrive、Exchange などの Microsoft 365 サービスと連携して利用できます。

Web 会議システム

Web 会議システムは、インターネット環境があれば音声・映像で会議ができるツールです。専用機器が不要で、PC ・スマホ・タブレットから気軽に参加できます。

• 具体例：Microsoft Teams 、Zoom 、Google Meet など
• 向いている用途：遠隔拠点との定例会議、オンライン商談、少人数の打ち合わせ

バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスツールは、仮想空間上にオフィスを再現し、アバターなどで疑似的に「出社」できるツールです。オンラインでも「ちょっと声をかける」感覚を再現できます。

• 具体例：Teams イマーシブ イベント、FAMoffice、MetaLife など
• 向いている用途：フルリモートチームの一体感づくり、孤独感の解消、気軽な雑談

参考：Microsoft Teamsでのイマーシブ イベントの概要

タスク・プロジェクト管理

誰が何をいつまでにやるかを可視化し、チャットで流れがちな依頼を「タスクとして残す」役割を担います。

具体例：Planner、Asana、monday.com など

向いている用途：進捗の可視化やタスクの割り振りの一元管理

社内ポータルサイト

社内ポータルサイトとは、社内の情報やアプリケーションへの「入り口」となるツールです。必要な情報やシステムに素早くアクセスするための玄関口のような Web サイトを指します。

• 具体例：Microsoft SharePoint、Garoon（サイボウズ）、Google サイト、Notion など
• 向いている用途：社内に散在するマニュアルやシステムの一元集約、全社への確実な情報周知（人事のお知らせ・経営メッセージなど）、部署・拠点ごとの情報共有ハブづくり、新入社員のオンボーディング

導入が進む主流ツールはどれか？

日経 BP コンサルティングが 2024 年 10 月に実施した調査（モニター 3,300 人対象）では、ビジネスチャットを「導入している」企業は全体で 51.1 % に達し、従業員 1 万人以上では 82.7 % に上りました。メインで使うチャットの 1 位は Microsoft Teams（ 67.8 %）、2 位 Google Chat（ 7.8 %）、3 位 Slack（ 7.5 %）です（参考：Biz Clip「企業のビジネスチャット利用実態調査 2024 」）。

総務省も、チャットツールを「働き方改革の障壁となる課題を解消するもの」と位置づけ、導入による会議時間の短縮や部署間コミュニケーションの活性化を紹介しています（参考：総務省「働き方改革×チャットツールのビジネス活用」）。

社内コミュニケーションツールの選び方

ツールは「導入して終わり」ではなく「使われて初めて価値が出る」ものです。選定時に押さえたいポイントを整理します。

グループウェア

グループウェアを使用する目的によって機能や特徴が異なるため、用途を明確にすることが重要です。例えば、プロジェクトやタスクの管理に重点を置く場合は、プロジェクト管理機能が充実しているものが適切かもしれません。
複数のグループウェアを検討する場合は、機能や価格を比較した上で最適なものを選びましょう。導入するグループウェアのカスタマイズ性や、アップデートやサポートの提供に費用がかかるかどうかも、事前に確認することを勧めします。

チャットツール

ビジネス用のチャットツールを選ぶ際には、自社の目的に合ったサービスを選びましょう。必ずしも多機能なものが良いとは限りません。多機能なチャットツールは便利ですが、使わない機能が搭載されていたり、自社で使用している他のツールと機能が重複していたりする場合もあります。従業員にとっての使いやすさも重要です。使っていてストレスがたまるようなツールだと、利用されなくなり、その後の新しいツールが定着しない原因にもなり得ます。実際に現場のメンバーがトライアルで触れられるかどうかも確認するとよいでしょう。

社内SNS

社内SNS は「不特定多数への発信」と横のつながりづくりに軸があるため、社員のニーズと使う目的を出発点に選ぶことが大切です。

目的別に比較した情報共有ツールを下記の記事でもご紹介しています。ぜひご参照ください。

Web 会議システム

Web 会議システムは場所に縛られず会議を開催でき、交通費や宿泊費の削減にもつながります。選定時は「必要な機能」と「既存環境との重複」を見極めましょう。

バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスツールは、仮想空間上にオフィスを構築し、気軽な会話や偶発的なコミュニケーションを再現できる点が最大の価値です。この「オフィスらしさ」をどこまで再現できるかが選定の焦点になります。

タスク・プロジェクト管理

タスク・プロジェクト管理ツールは、「誰が・何を・いつまでに」を可視化し、チャットで流れがちな依頼を「タスクとして残す」役割を担います。選定では次の 3 点を押さえましょう。

社内ポータルサイト

社内ポータルサイトは、社内の情報や業務アプリへの入り口を集約した「会社の玄関」のような存在で、これまで紹介した各ツールを束ねる役割を担います。選定では次の3つを押さえて評価しましょう。

💡 SharePoint での社内ポータルサイト構築をお考えなら

「自社に合うポータルをどう設計すればいいか分からない」「作ったものの使われていない」——そんなお悩みはありませんか？ ez office の「SharePoint ポータルサイト構築サービス」 なら、独自テンプレートを活用し、情報を一元管理して“使われ続ける”社内ポータルサイトを構築できます。全社員にスムーズに情報が届く仕組みを、無料資料でご確認いただけます。

→ SharePoint ポータルサイト構築サービスの詳細・無料資料ダウンロードはこちら

まとめ

社内コミュニケーションツールとは、人々が互いに情報をやりとりするために使用する技術やサービスを指します。これらのツールを活用することで、場所や時間を問わずにコミュニケーションを図ることができます。社内のコミュニケーションを円滑にし、生産性の向上を目指しましょう。自社の課題に合わせて種類を選び、会議ルールの変更など運用ルールと定着施策をセットで進めることが成功の鍵です。

▼次のステップとして、以下の 3 つに取り組んでみましょう。

1. 自社の課題を書き出す： 「情報が探しにくい」「連携がしにくい」など、現状の課題を具体的に言語化します。
2. 目的に合ったツール種別を絞り込む： 本記事の分類を参考に、チャット・ポータル・社内 SNS などから候補を選定します。
3. 小規模なトライアルで検証する： 一部の部署で試し、現場の声を集めてから全社展開を判断します。