コミュニケーションツールとは？重要性と選ぶポイントを解説！

「コミュニケーションツール」とは、人々が互いに情報をやりとりするために使用する技術やサービスを指します。場所や時間を問わずにやりとりができるため、現代社会においては欠かせないものです。本記事では、コミュニケーションツールの重要性や導入メリット、選ぶ際のポイントを解説します。

コミュニケーションツールとは？

コミュニケーションツールとは、人々が互いに情報をやりとりするためのツールで、特にインターネットを使用して時間や場所を問わずにコミュニケーションを図れるツールを指します。
さまざまな種類のツールがありますが、一般的なものとして、メール、チャット、ビデオ会議、SNS などが挙げられます。コミュニケーションツールは、個人間やビジネス上でのやりとりなど、さまざまな目的で使用されます。
特にコロナ禍以降、コロナ感染を防止するためにテレワークが急速に普及したことから、ビジネスにおいてコミュニケーションツールの重要性が飛躍的に高まりました。

コミュニケーションツールの重要性

コミュニケーションツールは、個人やチーム、組織全体のコミュニケーションを改善し、生産性の向上やデータ共有の効率化に寄与します。コミュニケーションツールを活用することで、スムーズな問題解決や意思決定が可能になります。
コミュニケーションツールは、リモートワークに必須のものでもあります。リモートワークでは、離れた場所にいる人とのスムーズなコミュニケーションが必要になるためです。従来、メールや電話、郵便と言ったツールはありましたが、それだけではやりとりに要する時間や声のかけやすさといった面で不十分です。

そこで、インターネットの技術を駆使したコミュニケーションツールを併用すると、コミュニケーションの密度を高め、リモートワークでもスムーズに業務をこなすことができます。
このように、コミュニケーションツールは、コミュニケーションの改善や生産性の向上を通じて、ビジネスの成功にも大きく寄与します。

コミュニケーションツールを導入するメリット

業務の効率化

コミュニケーションツールのメリットとして、メールや電話などの旧来のツールよりも、スムーズに情報を共有しやすいことが挙げられます。旧来のツールは現在も活用されていますが、リアルタイムなやりとりには不向きでした。
しかし、チャットやビデオ会議などを取り入れれば、リアルタイムでのやりとりが容易になります。リモートで会議や打ち合わせなどを行い、終わったらすぐにアクションを起こせるため、業務効率も向上します。

コストの削減

コミュニケーションツールを導入すれば、以下などのさまざまな部分でコストを削減しやすくなります。

●　会議室のレンタル料
ビデオ会議によって数百人が参加する会議も可能になるため、外部の大きな会議室を手配する必要がなくなります。

●　通信費
電話は従量課金で料金がかさむことがありますが、コミュニケーションツールはインターネット通信を利用するため料金が定額料金です。郵便代も節約できます。

●　交通費
リモートワークが促進され、会社が交通費を負担する必要がなくなります。

●　オフィス賃料
リモートワークの導入に伴い、オフィスを縮小できます。

●　消耗品費
ペーパーレスが促進され、紙代や印刷代を低減できます。

もちろん、コミュニケーションツールにはランニングコストがかかりますが、多くはクラウドサービスの形態で提供されているため、安価に利用でき、コスト削減効果の方が大きい場合が一般的でしょう。

社内コミュニケーションの活性化

コミュニケーションツールを利用すると、社内のコミュニケーションが活性化されます。特に、チャットやビデオ会議、グループウェアなどは、スマホからも利用可能です。スマホでのチャットは、若手の人材にとってなじみ深いコミュニケーション手段であり、従来の手段と比較して気軽にやりとりできるのが特徴といえます。
対面やメール、電話などで上司と接するのは気後れしてしまう若手世代でも、チャットだと気楽に感じるという傾向が見られます。コミュニケーションツールがあることで、社内の風通しが良くなるでしょう。

コミュニケーションツールの主な機能

チャット機能

チャット機能は、インターネット上でテキストや画像、動画などをリアルタイムでやり取りできる機能を指します。複数の人が同時に会話できるグループチャットなどもあり、迅速なコミュニケーションを行えるため、ビジネスでもよく利用されます。メッセージ履歴を残せるのもメリットです。

ビデオ通話 / Web会議機能

ビデオ通話機能は、インターネットを使って、2人以上の人がリアルタイムで音声や映像を通信できる機能です。ビデオ通話をするには、カメラを備えたコンピュータやスマートフォンなどのデバイスが必要となります。ビデオ通話は、会議やプレゼンテーション、オンライン学習、個人的な会話など、さまざまな用途で使われます。距離や時間的に制約がある場合でも、お互いの顔を見ながら会話できるのです。

ファイル共有機能

ファイル共有機能は、インターネットを使って、複数の人がデータファイルを共有できる機能です。この機能は、会議やプロジェクトでの情報共有、オンライン学習での教材配布、個人的なデータ共有など、さまざまな用途で使われます。距離や時間的に制約がある場合でも、ファイル共有機能を使えば、お互いにデータを受け渡せるので、便利です。

タスク管理機能

タスク管理機能は、チームやグループが共同でタスクを進めるための機能です。これにより、タスクを割り当て、進捗状況を確認し、優先順位を決められます。タスク管理機能を使用することで、チームやグループでのタスク管理がスムーズかつ効率的に行えるようになるのです。

主な3つのコミュニケーションツールと Microsoft のコミュニケーションツール

グループウェア

グループウェアとは、複数のユーザーで共有して使用するアプリケーション のことを指し、組織内での情報共有や連絡の手段として活用されています。グループウェアは、メール、スケジュール管理、プロジェクト管理、ファイル共有、オンライン会議、チャットといったさまざまな機能を備えています。
グループウェアを使用すれば、ワンパッケージ で組織内での情報共有をスムーズに行えるようになるでしょう。個々のユーザーが自分のタスクやスケジュールを管理できるため、生産性の向上にもつながります。

Microsoft 365

Microsoft 365 は、Microsoft が提供するクラウドサービスです。Microsoft 365 には、Office アプリケーションのほか、Exchange Online、SharePoint、Teams など、さまざまなサービスが含まれています。Microsoft 365 を導入すると、それらのアプリケーションをクラウド上で使用でき、組織内での情報共有や連絡をスムーズに行えるようになります。ライセンスの管理やアップデート、ユーザーの追加も簡単です。

チャットツール

チャットツールとは、インターネットを介して、複数の人がテキストや画像などをリアルタイムでやりとりできるコミュニケーションツールを指します。リモートワークなどでのリアルタイム性が求められるコミュニケーションに便利で、プロジェクトの進捗確認や問題解決にも役立ちます。チャットツールには、Slack、Microsoft Teams、Zoom Chat、Discord などがあります。それぞれ異なる特徴や機能を備えているため、用途 に合わせて、適切なツールを選択することが重要です。

Teams

Teams は、Microsoft が開発したビジネスチャットのツールです。チャットやビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などの機能を搭載しており、リモートワークに役立ちます。Teams は、Microsoft 365  の一部として提供されており、Word、Excel、PowerPoint などの Office アプリケーションとの連携も可能です。

社内 SNS

社内 SNS とは、企業内で使用される SNS を指します。一般的な SNS と同じように、ユーザーである社員がプロフィールや写真、ステータスメッセージなどを投稿し、他の社員とコミュニケーションを図れます。社内 SNS は、社内のコミュニケーションを活発にし、企業文化の確立や情報共有を促進することで、企業の生産性を向上させるという効果が期待されています。リモートワークや在宅勤務が増え、社内 SNS がより重視される場合もあるでしょう。
社内 SNS は、無料のものと有料のものがあります。どのようなものを選択するかは企業によって異なりますが、機能やセキュリティ、運用のしやすさなどを検討することが重要です。

Yammer

Yammer は、企業内における従業員間のコミュニケーションと共同作業を促進するための、ビジネス向け SNS です。Yammer は、グループの作成やグループへの参加、ファイルやアイデアの共有、ディスカッションへの参加ができるように設計されています。
Yammer は 2008 年にリリースされ、2012 年に Microsoft に買収されました。現在、Yammer の機能は、Microsoft の他のツール（OneDrive、SharePoint、Exchange など）と組み合わせた情報基盤である Microsoft 365 に統合されています。

コミュニケーションツールを選ぶポイント

グループウェア

グループウェアを使用する目的によって機能や特徴が異なるため、用途を明確にすることが重要です。例えば、プロジェクトやタスクの管理に重点を置く場合は、プロジェクト管理機能が充実しているものが適切かもしれません。
複数のグループウェアを検討する場合は、機能や価格を比較した上で最適なものを選びましょう。導入するグループウェアのカスタマイズ性や、アップデートやサポートの提供に費用がかかるかどうかも、事前に確認することを勧めします。

チャットツール

ビジネス用のチャットツールを選ぶ際には、自社の目的に合ったサービスを選びましょう。必ずしも多機能なものが良いとは限りません。多機能なチャットツールは便利ですが、使わない機能が搭載されていたり、自社で使用している他のツールと機能が重複していたりする場合もあります。従業員にとっての使いやすさも重要です。使っていてストレスがたまるようなツールだと、利用されなくなり、その後の新しいツールが定着しない原因にもなり得ます。

社内 SNS

社内 SNS を導入するにあたり、社員のニーズを把握することが重要です。具体的には、社内での情報共有やコミュニケーションにどのようなニーズがあるのかを確認する必要があります。社内 SNS には、タスクの管理やイベントの予約など、さまざまな機能を備えているものもあります。機能性を検討する際は、どの機能が必要なのかを明確にしておくことが大切です。
社内 SNS の利用においては 、使いやすさが重要です。インターフェースが直感的で分かりやすいものを選ぶとよいでしょう。

目的別に比較した情報共有ツールを下記の記事でもご紹介しています。ぜひご参照ください。

まとめ

コミュニケーションツールとは、人々が互いに情報をやりとりするために使用する技術やサービスを指します。これらのツールを活用することで、場所や時間を問わずにコミュニケーションを図ることができます。社内のコミュニケーションを円滑にし、生産性の向上を目指しましょう。