Microsoft 365 はオフラインで使用できる？ 方法や注意点とは

Microsoft 365（※）は基本的にオンライン上で利用するサービスです。しかし、業務に使用するにあたっては、必ずしもインターネット環境のある場所とは限らず、オフライン環境下での作業が必要になることも考えられます。

Microsoft 365 の導入を検討している企業のなかには「オフラインで使用できるのか」「どのような方法で使用するのか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Microsoft 365 をオフラインで使用する方法や使用できる機能、注意点、オフラインで使用できないときの対処法について解説します。

※Microsoft 365 は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

Microsoft 365 をオフラインで使用するには

デスクトップ版の Microsoft 365 で提供されているアプリケーションでは、ファイルの作成・ファイルを開く・ファイルの保存といった作業がオフラインでも行えます。利用にあたって特別な設定は必要なく、Office アプリはローカルで保存されるため、自動保存も可能です。

ただし、オフラインで作業した内容を共有するには、オンラインでの接続が必要となります。

▼デスクトップ版が提供されているプラン

なお、Microsoft 365 の法人プランについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

▼オフラインで利用できるアプリケーション

●　Microsoft Word（※）
●　Microsoft Excel（※）
●　Microsoft PowerPoint（※）
●　Microsoft Outlook（※）
●　Microsoft OneNote（※）
●　Microsoft Access（※）
●　Microsoft Publisher（※）

※Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint、Microsoft Outlook、Microsoft OneNote、Microsoft Access、Microsoft Publisher は、すべてマイクロソフト グループの企業の商標です。

Microsoft 365 をオフラインでインストールする方法

デスクトップ版の Microsoft 365 も、セットアップは基本的にオンラインで行います。

ただし、Office オフラインインストーラーを事前にダウンロードすることで、オフライン環境下でも Office アプリのインストールが可能です。インターネット接続が安定しない、速度に不安があるような状況では、オフラインインストーラーの利用がおすすめです。

あらかじめダウンロードしたオフラインインストーラーを使って、他のパソコンにオフラインで Microsoft 365 をインストールすることもできます。

▼オフラインインストーラーをダウンロードする手順

1.　 https://www.office.com/ にアクセスして Microsoft アカウントにサインインする
2.　オフラインインストーラーをダウンロードする
3. 「Office のインストール」を選択する
4. 「ダウンロードとインストール」から「そのほかのオプション」を選択する
5. 「オフライン インストーラーのダウンロード」をチェックする
6.　使用言語を選択して「ダウンロード」を選択する
7.　メッセージの表示後「保存」「開く」を選択する
8. 「完了後に開く」または「ファイルを保存」を選択する
9.　ダウンロード完了

Microsoft 365 をオフラインで利用するときの注意点

オフライン環境下では、クラウド上にあるファイルを開くことができません。また、クラウドアプリ One Drive のアクセスを制限される点にも注意が必要です。

▼オフライン環境下での制限

●　ファイルを共有できない
●　クラウド上にあるファイルを開けない
●　ファイルのアップロードは次のインターネット接続時まで行われない

業務に利用したいファイルがある場合は、事前にオンライン環境でファイルをダウンロードしておく必要があります。

なお、OneDrive については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

Office アプリがオフラインで利用できないときの原因と対策

Office アプリがオフラインで利用できない場合、考えられる原因と有効な対策は以下のとおりです。

ライセンス認証が切れている

ライセンス認証を一定期間していないと、オフラインで使用できなくなります。

Office 365 はサブスクリプションサービスのため、30日ごとにインターネット環境下でライセンス認証を行う必要があります。定期的にオンラインで接続して、ライセンス認証することが求められます。

パトロール認証に失敗している

ライセンス情報の変更の有無を確認するパトロール認証に失敗すると、オフラインで使用できなくなります。

Office アプリではライセンス情報に変更がないかを確認するために、ID やパスワードの変更有無について、24時間単位で定期的にパトロール認証が実行されます。可能な限り、オンライン環境下で使用するようにすることが重要です。

まとめ

この記事では、Microsoft 365 について以下の内容を解説しました。

●　Microsoft 365 をオフラインで使用するには
●　Microsoft 365 をオフラインでインストールする方法
●　Microsoft 365 をオフラインで利用するときの注意点
●　オフラインで利用できないときの原因と対策

Microsoft 365 は、基本的にオンライン上で利用するサービスです。デスクトップ版の Office アプリについては、ファイルの作成・ファイルを開く・ファイルの保存といった作業がオフラインでも行えます。

オフラインで作業できるようにするには、ライセンス認証とパトロール認証が必要です。

『 ez office 』では、Microsoft 365 を活用した業務改善支援サービスを提供しております。Microsoft 365 により、コストを抑えつつ業務改善を図りたい方はぜひご相談ください。

サービスについて詳しくは、こちらから資料をご覧いただけます。

なお、Microsoft 365 のアドオンについてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。