SharePoint で社内ポータルサイトを作成！ メリットと事例を知って業務効率化に役立てる

Microsoft 365（※）に含まれるサービスの一つに SharePoint Online（※）（以下、SharePoint） があります。SharePoint は、オンライン上でファイルの編集・共有ができるだけでなく、コミュニケーションツールも数多く搭載しています。さらに、これらの機能を内包した社内ポータルサイトを作成することが可能です。SharePoint で作成した社内ポータルサイトをうまく活用すれば、業務効率化につながると考えられます。

SharePoint で社内ポータルサイトを作成しようと考えている企業の中には、「社内ポータルサイトを SharePoint で作成する際のポイントは何か」「SharePoint で社内ポータルサイトを作成した事例にはどのようなものがあるのか」と調べている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、SharePoint で社内ポータルサイトを作るメリットやポイント、実際に作成した事例について紹介します。

SharePoint の移行については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

※Microsoft 365 および SharePoint は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

SharePoint で社内ポータルサイトを作るメリット

SharePoint とは、Microsoft 社が提供する Microsoft 365 に含まれるサービスです。ファイルや情報の共有を目的としています。SharePoint を利用して社内ポータルを作成すると、以下のようなメリットがあります。

Office 製品と連携できる

Microsoft Word（※）や Microsoft Excel（※）、Microsoft PowerPoint（※）などの Office 製品と連携できることがメリットの一つです。

連携すると、以下のような操作が行えます。

▼SharePoint と 他 Microsoft Office 製品を連携して行える操作

●　社内ポータルサイト上での Office ファイルの編集・共有
●　Stream（※）との連携によるポータルサイト上での動画共有
●　Teams（※）との連携によるポータルサイト上でのコミュニケーション集約

また、Office 製品は多くの企業で使用されています。従来から Office 製品を使用している企業であれば操作を新たに習得する必要がなく、スムーズに移行しやすくなるためおすすめです。

※Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint、Stream、Teams は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

社内ポータルサイト上で共同編集が可能

Office 製品は複数人による同時編集が可能となっており、編集内容はリアルタイムで反映されることも特徴です。チーム内での作業がスムーズに遂行できるため、とても便利です。

例えば、新しい手順やポリシーを導入する際に、トレーニング資料やマニュアルを複数の担当者が同時に編集・確認することが可能です。さらに、カスタムビューやタグ付けにより、ファイルを整理しやすくし、必要なドキュメントを迅速に検索することもできます。

カスタマイズ性が高い

デザインや機能のカスタマイズ性が高く、ニーズに合わせた社内ポータルが作成できます。IT やプログラミングの知識がなくても、直感的な操作でページを簡単に作成することが可能です。

また、カスタマイズ性が優れていることで、コンテンツの追加や編集などの運用・管理がしやすいこともメリットです。SharePoint は世界中で利用されており、そのカスタマイズ方法に関する情報がインターネット上に豊富に存在することも大きなメリットとなります。

コミュニケーションをとりやすい

チャットや通話などのコミュニケーションツールが集約されていることから、円滑に情報共有ができます。

例えば、各部署が顧客対応やクレーム対応の進捗状況を SharePoint 上で共有することで、他の部署もリアルタイムで対応状況を把握できます。これにより、迅速な対応が可能になり、部署間の連携が強化されます。

そのほか、「いいね！」ボタンやコメント欄、アンケート機能も搭載されていることも特徴です。これにより、社内の意見収集や作業指示などがしやすくなり、業務効率化につながります。

SharePoint のコミュニケーションツールの一つであるニュース機能については、こちらの記事で詳しく解説しています。

SharePoint で社内ポータルサイトを作る際のポイント

社内ポータルの作成にあたっては、以下のポイントを押さえておく必要があります。

①社内ポータルサイトの目的を明確にする

何のために社内ポータルサイトを作成するのかという目的を定めて、必要な機能やデザインを検討することがポイントです。

SharePoint の機能は豊富ですが、業務内容によって必要な機能は異なります。不必要な機能を搭載すると、管理・運用が煩雑になり、従業員にとっても使いにくくなるため注意が必要です。

作成する目的を定めることで、社内ニーズに合った機能を選定でき、使いやすい社内ポータルサイトを作成できるようになります。

②全従業員が使いやすいデザインを心がける

使いやすい UI（User Interface：ユーザーインターフェース）になるように、見やすくシンプルなデザインにすることもポイントです。

社内ポータルサイトのデザインは、操作性に直結します。情報や機能のアクセスをスムーズにできるようにデザインすることで、直感的な操作・判断ができるようになり、業務効率化につながります。

ポータルサイトのデザイン性についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

③セキュリティ対策を行う

閲覧・編集やダウンロード、印刷の制限などを行うこともポイントとして挙げられます。SharePoint は複数人で共有するため、情報流出のリスクがあります。リスクを最小限に抑えるためにも、作業メンバーの権限や、業務内容に応じた利用制限を設定することが重要です。

社内ポータルサイトは基本的に社内の従業員向けに設計されていますが、特定の状況では社外の方に見てもらうこともあります。そのため、社外の方に対するセキュリティも考慮し、適切な対策を講じる必要があります。例えば、外部のパートナーやクライアントと共同でプロジェクトを進める際に、社内ポータルサイトを利用して情報を共有することがあります。この場合、特定のアクセス権限を設定し、必要な情報のみを閲覧できるようにすることが重要です。

なお、Microsoft 365 のセキュリティ対策についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

④プロトタイプを作成する

プロトタイプを作成・運用して、そこから使いやすいように改善していくことが必要です。

最初から完璧な社内ポータルを作成することは容易ではありません。まずは、編集のしやすさを重視したシンプルな構成の社内ポータルサイトを構築して、実際に運用しながら効果測定・検証していくことが重要です。

SharePoint で社内ポータルサイトを作った事例｜課題と得られた効果

社内ポータルサイトの使い方は、企業の目的に応じて異なります。ここでは、実際にポータルサイトを作成した導入事例を紹介します。

パートナー会社との申請ワークフローをシステム化

輸送機器メーカーにおいて、 社内の申請ワークフローのシステム化を図り、決裁までの流れをスムーズにした事例です。

▼課題

「パートナー会社との安全な情報共有を行うためのシステムをスピーディーに構築したい。」

▼施策

SharePoint を用いてワークフローシステムを構築

▼効果

●　申請・承認が自動化されたことで決済処理のスピードが向上
●　SharePoint に関する知識を学んで運用・管理を社内で実施したことで、ランニングコストの削減に成功

研修ポータルを構築して人材育成の効率化

人材育成に課題を持っていた企業が、SharePoint で研修ポータルを構築してオンラインで研修を行うことで、人材育成の効率化を図った事例です。

▼課題

「社内研修に関して、従業員の意識が低下していた。社内研修の費用や時間などのコストに対する効果を増大させたい。」

▼施策

●　SharePoint を用いて、研修を取り入れた背景や実施の重要性などを従業員に共有
●　研修自体を SharePoint の機能を中心に、オンライン上で実施

▼効果

●　従業員のモチベーションの向上につながった
●　研修で使用したコンテンツを SharePoint を通じて、継続して提供することにより研修効果を長期化
●　研修をオンライン化したことによる、コスト削減も実現

テレワーク環境の構築

コンサルティング会社において、社内外問わず情報共有できる仕組みを構築し、テレワーク環境を構築した事例です。

▼課題

「出張が多いことから、外出先でのファイルの閲覧・編集が求められており、スムーズな情報共有ができる環境構築が必要だった。」

▼施策

●　SharePoint を導入して、外出先からファイルの閲覧・編集を可能にした
●　コミュニケーションツールを用いて、情報共有できるようにした

▼効果

●　社内のコミュニケーションが活性化したことにより、円滑なテレワーク環境を構築できた
●　従業員にとって、さらに働きやすい職場環境の実現につながっている

まとめ

この記事では、SharePoint で作る社内ポータルサイトについて以下の内容を解説しました。

●　SharePoint で社内ポータルサイトを作るメリット
●　SharePoint で社内ポータルサイトを作る際のポイント
●　SharePoint で社内ポータルサイトを作った事例｜課題と得られた効果

SharePoint で社内ポータルサイトを作成すると、Office 製品と連携できるほか、同時編集が可能なこと、カスタマイズ性の高さ、コミュニケーションのとりやすさなどのメリットがあります。

作成にあたっては、社内ポータルサイトの目的を明確にすることや、全従業員が使いやすいデザインにすること、セキュリティ対策、プロトタイプの作成が必要です。

SharePoint でのポータルサイト構築が順調に進まない場合は、専門のコンサルタントに相談することも一つの有効な方法です。

『 ez office 』では、Microsoft 365 を活用したさまざまな業務改善支援サービスを提供しております。ez office の『 SharePoint のポータルサイト構築 』は、社内に散在する情報をファイル共有や掲示板機能などで一元化。デザイン性の高い独自テンプレートの活用によって、社員が必要な情報を届けるポータルサイトが構築できます。

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