業務効率化ツールおすすめ5選｜AI活用と失敗しない選び方を解説

人手不足や働き手のニーズの多様化などに対応するために働き方改革が推進されている今、生産性の向上は重要な課題の一つとなっています。

生産性を向上させるには、業務の進め方や作業方法などを見直して効率化を図ることがカギとなります。そこで活用が期待されるのが、業務効率化に役立つツールです。

業務環境の改善を図り、生産性の向上を目指す企業担当者のなかには「業務効率化に役立つツールにはどのような種類があるのか」「自社に合ったツールをどのような基準で選ぶとよいのか」と気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、業務効率化に役立つツールと選び方のポイントについて解説します。

業務効率化ツールとは何か

まずは「業務効率化ツール」という言葉の意味と、注目されている理由を押さえておきましょう。

業務効率化ツールの定義

業務効率化ツールとは、書類管理や社内コミュニケーションといった日常業務の中にある「ムリ・ムダ・ムラ」を、デジタル技術で自動化・省力化するソフトウェアやシステムの総称です。

• ムリ：能力や時間を超えた過剰な負荷のことです。
• ムダ：成果につながらない不要な作業のことです。
• ムラ：人や時期によって品質・スピードがばらつく状態のことです。

これらを減らし、「もっと楽に・早く・正確に」仕事を進められるようにするのが、業務効率化ツールの役割です。単に作業を速くするだけでなく、情報共有の円滑化やミスの削減、属人化（特定の人しかできない状態）の解消にも貢献します。

なぜ今、業務効率化ツールが注目されるのか

ツールの導入がこれほど広がっている背景には、社会構造の変化があります。主な要因は次のとおりです。

▼要因①：労働人口の減少による人手不足

少子高齢化により、日本の生産年齢人口は減少を続けています。総務省の「情報通信白書」でも、ICT（情報通信技術）を活用した生産性向上が重要な課題として位置づけられています（出典：総務省 情報通信白書）。限られた人数で同等以上の成果を出すには、業務の無駄を省くことが避けられません。

▼要因②：働き方改革とテレワークの定着

法改正により残業時間の上限規制が強化され、限られた時間で成果を出すことが必須になりました。あわせてテレワークやハイブリッドワークが定着し、場所を問わず情報共有・共同作業ができる仕組みが求められています。クラウド型のツールは、こうした柔軟な働き方を支える基盤になります。

▼要因③：生成 AI の実用化

2025 年以降、生成 AI の実用化が急速に進み、議事録の自動作成や資料の下書き生成など、これまで人手に頼っていた業務にも選択肢が増えました。国内ソフトウェア市場は拡大が続いており、業務効率化領域の需要は今後も伸びると見込まれています（参考：IDC Japan）。

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業務効率化に役立つツール 5 選

業務の効率化を図るには、社内のメンバーや関係者との情報伝達をはじめ、タスクの内容、進捗状況などをスムーズに確認・共有できるツールが必要です。

①コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、社内のメンバーや社外の関係者とオンラインで情報伝達・意思疎通を行えるツールを指します。

▼コミュニケーションツールの主な機能

コミュニケーションツールを活用すると、テレワークや外出中などの遠隔地にいる従業員とスマートフォン・ノートパソコンを用いて円滑に連絡を取れるようになります。

電話やビジネスメールでやり取りする労力・時間を削減して複数人とのスピーディな意思疎通ができるため、一人ひとりの業務効率化に貢献します。また、社内の気軽なコミュニケーションが促進されることで、チームワークの向上にもつながると期待できます。

▼コミュニケーションツールの活用例

• 部署・チーム単位でチャットグループを作成して、業務の進捗状況や指示などを複数人でやり取りする
• オンライン会議の機能を用いて遠隔地にいるメンバーとのミーティングを実施する
• 取引先とチャットグループを作成して、制作物や資料などのファイルを提出・共有する

▼コミュニケーションツールの代表例

• Microsoft Teams（※）
• Zoom
• Chat work
• Skype
• Slack

なお、Microsoft Teams の使い方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

※Microsoft Teams は、マイクロソフト社が提供する製品です。

②タスク管理ツール

タスク管理ツールは、業務の担当者や期限、チーム全体の進捗状況などを可視化してプロジェクトを管理するツールです。

▼タスク管理ツールの主な機能

タスク管理ツールを活用すると、従業員一人ひとりの ToDo 管理に加えて、プロジェクト全体の状況を可視化してメンバーのスケジュール管理や進捗管理を行えるようになります。

優先順位の確認やタスクの割り振りがしやすくなるため、作業の漏れ・遅れを防いで効率的に業務を進めることが可能です。

▼タスク管理ツールの活用例

• プロジェクト単位でタスクカードを作成して、担当者とタスクの内容を振り分ける
• タスクの業務手順や補足情報をまとめたファイルをタスクカードに添付して担当者へ共有する
• ToDoリストのなかから従業員の個人タスクを検索する

▼タスク管理ツールの代表例

• Microsoft To Do（※）
• Trello
• Asan

※Microsoft To Do は、マイクロソフト社が提供する製品です。

③オンラインストレージ

オンラインストレージは、クラウド上のサーバにファイルやドキュメントを保管してオンラインで共有できるツールのことです。

▼オンラインストレージの主な機能

オンラインストレージは、インターネットにつながる環境であれば場所・端末を問わずにアクセスできるため、遠隔地にいるメンバーとファイルの共有をスピーディに行えます。

また、業務に使用するファイルを一元管理して必要な資料を検索したり、複数人での共同編集を行ったりできることから、チームでの作業を効率的に進められます。

▼オンラインストレージの活用例

• チームのタスクに必要な業務資料をまとめたフォルダを作成して、メンバーに共有する
• プレゼンテーションの資料を複数人で共有して、同時にチェック・修正の作業を行う
• テレワーク中に制作した資料をオフィスにいるチームのメンバーに提出する

▼オンラインストレージの代表例

• OneDrive（※）
• Google Drive
• Dropbox

※OneDrive は、マイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。

④ワークフローツール

ワークフローツールは、社内で行われる申請から承認、決裁までの一連の手続きを事前に定義した流れでシステム化できるツールです。

▼ワークフローツールの主な機能

ワークフローツールを活用すると、これまで紙媒体でやり取りしていた稟議書や契約書などの申請・承認手続きをオンライン上で行えるようになります。外出先やテレワーク中の従業員でも申請・承認を行えるため、待ち時間によるロスを防いで業務の効率化を図れます。

また、一定のルールに沿って承認フローを統一することで、記入ミスや承認漏れを防げるようになり、決裁スピードの向上にもつながります。

▼ワークフローツールの活用例

• 営業活動にかかる経費の申請を上長が承認して、経理部門が決裁処理を行う
• 取引金額に応じて課長・部長・役員などの承認経路を設定して、稟議書の決裁を行う
• 従業員が残業や年次有給休暇の申請をして、上司が承認を行う

▼ワークフローツールの代表例

• Microsoft SharePoint（※）
• Gluegent Flow
• X-point Cloud

※Microsoft SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。

なお、ワークフロー管理についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

⑤ AIアシスタント

生成AIを業務に組み込み、議事録の要約、メール文面の作成、データ分析、資料のたたき台作成などを自動化するツールです。Microsoft 365 に統合された Microsoft Copilot なら、Teams・Word・Excel・Outlook 上でそのままAIを活用でき、既存業務の延長線上で効率化を進められます。

▼AIアシスタントの代表例

Microsoft 365 Copilot、ChatGPT、Gemini、Claude

▼AIアシスタントの活用例

会議の自動要約、メール返信文の下書き、Excelデータの分析・可視化

業務効率化ツールを導入するメリット

ツールの導入は「楽になる」だけでなく、経営に直結する効果をもたらします。代表的なメリットは次の 3 つです。

▼メリット①：生産性の向上とコア業務への集中

定型業務を自動化・省力化することで、従業員はより付加価値の高い業務に集中できます。単なるスピードアップではなく、「価値ある仕事に使える時間」を増やすことが本質です。

▼メリット②：コスト削減

残業時間の削減による人件費の圧縮に加え、ペーパーレス化による用紙代・郵送費・保管費の削減も期待できます。生まれた資源を、新たな投資や人材育成に再配分できます。

▼メリット③：ヒューマンエラーの削減と属人化の解消

自動チェックやデータ連携により、入力ミスや確認漏れを未然に防げます。また、作業手順がツール上に記録・共有されるため、「その人しかできない」状態から脱却できます。

失敗しないツールの選び方 4 つのポイント

自社の業務内容に適したツールを選定するには、以下の項目を確認しておくことがポイントです。

▼ツールを選ぶときに確認する項目

• 汎用性：幅広い業務に対応でき、部署間でツールが乱立しないか
• 操作性：ITが苦手な社員でも直感的に使えるか（定着率に直結）
• 連携性：他ツールと柔軟に連携でき、組織横断の情報共有ができるか
• セキュリティ・サポート：管理機能や国内サポート体制が整っているか

汎用性が低く特定の業務にしか対応できないツールの場合、部署・チームで異なるツールが混在してしまい、連携や情報共有が煩雑になってしまう可能性があります。部署・チームとの連携を円滑にするには、自社の業務内容に幅広く対応できる汎用性の高いツールを選ぶことがポイントです。

また、直感的に操作できるシンプルな仕様のツールを選ぶと、ITが苦手な従業員も使いやすくなることから、定着化につながります。さらに、組織横断的なコミュニケーションや情報共有によって業務の効率化を図るには、ほかのツールと連携しやすいツールを選ぶことも重要です。

汎用性や操作性が高く、ほかのツールとの連携が柔軟にできるツールを選ぶには、複数の機能を備えたグループウェアを活用することも有効です。

Microsoft 365（※）は、グループウェアに必要なさまざまな機能が備わっており、業務の効率化を後押しします。

▼Microsoft 365 の業務効率化に役立つ機能

• スケジュール管理・共有
• ファイルの保存・共有
• グループチャット
• Web会議
• ワークフローの構築

なお、Microsoft 365 でできることについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

※Microsoft 365 は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

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まとめ

この記事では、業務効率化を実現する5つのツールについて、以下の内容を解説しました。

• 業務効率化ツールとは何か
• 業務効率化に役立つツール 5 選
• 業務効率化ツールを導入するメリット
• 失敗しないツールの選び方 4 つのポイント

業務の効率化を図るには、必要な資料やメンバーのタスク内容、スケジュールなどをリアルタイムに共有したり、紙媒体で対応していた承認フローをシステム化したりできるツールが役立ちます。

導入する際は、汎用性の高くシンプルな操作ができるものや、ほかのツールと連携しやすいものを選ぶことがポイントです。また、業務に役立つ多様なツールが備わった Microsoft 365 を活用することも有効です。

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