ビジネスを加速する！ 業務効率化を実現するツール4選
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人手不足や働き手のニーズの多様化などに対応するために働き方改革が推進されている今、生産性の向上は重要な課題の一つとなっています。
生産性を向上させるには、業務の進め方や作業方法などを見直して効率化を図ることがカギとなります。そこで活用が期待されるのが、業務効率化に役立つツールです。
業務環境の改善を図り、生産性の向上を目指す企業担当者のなかには「業務効率化に役立つツールにはどのような種類があるのか」「自社に合ったツールをどのような基準で選ぶとよいのか」と気になる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、業務効率化に役立つツールと選び方のポイントについて解説します。
業務効率化に役立つ4つのツール
業務の効率化を図るには、社内のメンバーや関係者との情報伝達をはじめ、タスクの内容、進捗状況などをスムーズに確認・共有できるツールが必要です。
①コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社内のメンバーや社外の関係者とオンラインで情報伝達・意思疎通を行えるツールを指します。
▼コミュニケーションツールの主な機能
機能 | 内容 |
チャット機能 | 複数人でグループを作成して、テキストメッセージのやり取りをする |
ファイル共有機能 | 文書ファイルや画像データなどを送信して共有する |
オンライン会議機能 | パソコンやスマートフォンを介して映像・音声のやり取りする |
コミュニケーションツールを活用すると、テレワークや外出中などの遠隔地にいる従業員とスマートフォン・ノートパソコンを用いて円滑に連絡を取れるようになります。
電話やビジネスメールでやり取りする労力・時間を削減して複数人とのスピーディな意思疎通ができるため、一人ひとりの業務効率化に貢献します。また、社内の気軽なコミュニケーションが促進されることで、チームワークの向上にもつながると期待できます。
▼コミュニケーションツールの活用例
- 部署・チーム単位でチャットグループを作成して、業務の進捗状況や指示などを複数人でやり取りする
- オンライン会議の機能を用いて遠隔地にいるメンバーとのミーティングを実施する
- 取引先とチャットグループを作成して、制作物や資料などのファイルを提出・共有する
▼コミュニケーションツールの代表例
- Microsoft Teams（※）
- Zoom
- Chat work
- Skype
- Slack
なお、Microsoft Teams の使い方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
※Microsoft Teams は、マイクロソフト社が提供する製品です。
②タスク管理ツール
タスク管理ツールは、業務の担当者や期限、チーム全体の進捗状況などを可視化してプロジェクトを管理するツールです。
▼タスク管理ツールの主な機能
機能 | 内容 |
プロジェクト管理 | プロジェクトチームのタスク管理や担当者・期日の設定を行う |
ToDo リストの作成 | 個人やチームでのタスクを一覧化して共有したり、チェックリストを作成して進捗状況を可視化したりする |
コメント管理 | タスクごとにコメントを追記して、補足情報や業務指示を行う |
ファイル共有 | 業務マニュアルや営業資料などのファイルをツール内で共有する |
タスク管理ツールを活用すると、従業員一人ひとりの ToDo 管理に加えて、プロジェクト全体の状況を可視化してメンバーのスケジュール管理や進捗管理を行えるようになります。
優先順位の確認やタスクの割り振りがしやすくなるため、作業の漏れ・遅れを防いで効率的に業務を進めることが可能です。
▼タスク管理ツールの活用例
- プロジェクト単位でタスクカードを作成して、担当者とタスクの内容を振り分ける
- タスクの業務手順や補足情報をまとめたファイルをタスクカードに添付して担当者へ共有する
- ToDoリストのなかから従業員の個人タスクを検索する
▼タスク管理ツールの代表例
- Microsoft To Do（※）
- Trello
- Asan
※Microsoft To Do は、マイクロソフト社が提供する製品です。
③オンラインストレージ
オンラインストレージは、クラウド上のサーバにファイルやドキュメントを保管してオンラインで共有できるツールのことです。
▼オンラインストレージの主な機能
機能 | 内容 |
ファイル共有 | ドキュメントやスプレッドシート、PDF、動画などのファイルをアップロードしてほかのメンバーと共有する |
共同編集 | 複数人でファイルにアクセスして閲覧・編集をする |
自動バックアップ | ファイルの更新内容が自動で保存・同期されて、リアルタイムな情報連携ができる |
オンラインストレージは、インターネットにつながる環境であれば場所・端末を問わずにアクセスできるため、遠隔地にいるメンバーとファイルの共有をスピーディに行えます。
また、業務に使用するファイルを一元管理して必要な資料を検索したり、複数人での共同編集を行ったりできることから、チームでの作業を効率的に進められます。
▼オンラインストレージの活用例
- チームのタスクに必要な業務資料をまとめたフォルダを作成して、メンバーに共有する
- プレゼンテーションの資料を複数人で共有して、同時にチェック・修正の作業を行う
- テレワーク中に制作した資料をオフィスにいるチームのメンバーに提出する
▼オンラインストレージの代表例
- OneDrive（※）
- Google Drive
- Dropbox
※OneDrive は、マイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。
④ワークフローツール
ワークフローツールは、社内で行われる申請から承認、決裁までの一連の手続きを事前に定義した流れでシステム化できるツールです。
▼ワークフローツールの主な機能
機能 | 内容 |
申請書の作成・検索 |
|
承認経路の設定 |
|
通知・コメント機能 |
|
ワークフローツールを活用すると、これまで紙媒体でやり取りしていた稟議書や契約書などの申請・承認手続きをオンライン上で行えるようになります。外出先やテレワーク中の従業員でも申請・承認を行えるため、待ち時間によるロスを防いで業務の効率化を図れます。
また、一定のルールに沿って承認フローを統一することで、記入ミスや承認漏れを防げるようになり、決裁スピードの向上にもつながります。
▼ワークフローツールの活用例
- 営業活動にかかる経費の申請を上長が承認して、経理部門が決裁処理を行う
- 取引金額に応じて課長・部長・役員などの承認経路を設定して、稟議書の決裁を行う
- 従業員が残業や年次有給休暇の申請をして、上司が承認を行う
▼ワークフローツールの代表例
- Microsoft SharePoint（※）
- Gluegent Flow
- X-point Cloud
なお、ワークフロー管理についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
※Microsoft SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。
どのツールが適している？選び方のポイント
自社の業務内容に適したツールを選定するには、以下の項目を確認しておくことがポイントです。
▼ツールを選ぶときに確認する項目
- 汎用性が高く幅広い業務に対応できる
- 操作性がシンプルで使いやすい
- ほかのツールと連携できる
汎用性が低く特定の業務にしか対応できないツールの場合、部署・チームで異なるツールが混在してしまい、連携や情報共有が煩雑になってしまう可能性があります。部署・チームとの連携を円滑にするには、自社の業務内容に幅広く対応できる汎用性の高いツールを選ぶことがポイントです。
また、直感的に操作できるシンプルな仕様のツールを選ぶと、ITが苦手な従業員も使いやすくなることから、定着化につながります。さらに、組織横断的なコミュニケーションや情報共有によって業務の効率化を図るには、ほかのツールと連携しやすいツールを選ぶことも重要です。
汎用性や操作性が高く、ほかのツールとの連携が柔軟にできるツールを選ぶには、複数の機能を備えたグループウェアを活用することも有効です。
Microsoft 365（※）は、グループウェアに必要なさまざまな機能が備わっており、業務の効率化を後押しします。
▼Microsoft 365 の業務効率化に役立つ機能
- スケジュール管理・共有
- ファイルの保存・共有
- グループチャット
- Web会議
- ワークフローの構築
なお、Microsoft 365 でできることについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
※Microsoft 365 は、マイクロソフト グループの企業の商標です。
まとめ
この記事では、業務効率化を実現する4つのツールについて、以下の内容を解説しました。
- 業務効率化に役立つ4つのツール
- 自社に合ったツールを選ぶポイント
業務の効率化を図るには、必要な資料やメンバーのタスク内容、スケジュールなどをリアルタイムに共有したり、紙媒体で対応していた承認フローをシステム化したりできるツールが役立ちます。
導入する際は、汎用性の高くシンプルな操作ができるものや、ほかのツールと連携しやすいものを選ぶことがポイントです。また、業務に役立つ多様なツールが備わった Microsoft 365 を活用することも有効です。
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