社内コミュニケーションの課題とは？ ツールを活用して解決する方法

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業務を円滑かつ効率的に遂行するには、チームまたは関連部門とのスムーズな意思疎通と情報共有が欠かせません。メールでやり取りをしていたり、外出先や自宅で業務を行ったりする場合には、社内コミュニケーションがうまくいかないことがあります。

特に近年では、テレワークをはじめとする多様な働き方が推進されたことで、社内コミュニケーションに関する新たな課題が生じている企業も見られています。

システム部門の担当者のなかには「社内コミュニケーションを円滑に行うにはどうすればよいか」「何か活用できるツールはあるか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、社内コミュニケーションに関するよくある課題とツールを活用した解決法について解説します。

社内コミュニケーションに関するよくある課題

社内コミュニケーションに課題を抱える職場では、チームでの円滑な情報共有と意思疎通が難しくなり、業務やモチベーションなどにも影響する可能性があります。

対面でのコミュニケーションが難しい場合がある

フレックスタイム制やテレワークなどの導入によって働き方が多様化したことによって、対面でのコミュニケーションが難しくなっているケースがあります。

厚生労働省がまとめた『テレワークを巡る現状について』によると、45.3 ％の労働者がテレワークのデメリットとして「社内コミュニケーションが減った」と回答しています。

▼テレワークで感じたデメリット

画像引用元：厚生労働省『テレワークを巡る現状について』

働き方改革によって多様な働き方が推進される今、対面に頼らないコミュニケーション手段を用いることが求められます。

出典：厚生労働省『テレワークを巡る現状について』

社内イベントがコミュニケーション施策として機能していない

社内コミュニケーションを活性化させるために、社内研修やワークショップなどの社内イベントを開催しているものの、期待どおりの成果が得られていないことも課題の一つに挙げられます。

「業務が忙しい」「参加する必要性が分からない」などの理由で社内イベントに参加する従業員が少ない、または一部に偏ってしまうと、コミュニケーション施策として機能しない可能性があります。

社内イベントを通してコミュニケーションを活性化させるには、誰もが気軽に参加しやすい開催方法やプログラムを考える必要があります。

気軽な質問や相談をするハードルが高い

チームのメンバーや上司、管理者との心理的な距離が遠かったり、電話またはメールでの連絡手段に限られていたりする環境では、社内での気軽な質問や相談が難しくなります。

「業務の悩みを相談できない」「上司が指示した意図が分からない」などの問題は、作業のスピードやモチベーションの低下を招く可能性も考えられます。

質問や相談がしやすい環境をつくるには、日頃から社内の交流を深める機会を創出するとともに、電話・メール以外の方法で気軽にやり取りができるコミュニケーション手段を検討することが重要です。

情報共有ミスによる業務上のトラブルが発生する

社内コミュニケーションがうまくいかないことによって、情報共有の漏れ・ミスが発生して業務上のトラブルにつながる可能性があります。

例えば、業務に必要な情報が共有されずに作業漏れが発生したり、周りの進捗状況を把握できずにスケジュールを調整できなくなったりすることが考えられます。

このようなトラブルを防ぐには、担当者のタスクやチームの作業状況、スケジュールなどの情報をリアルタイムで共有できる仕組みが必要です。

なお、社内の情報共有を円滑化する方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

社内コミュニケーションの課題を解決する方法

社内コミュニケーションの課題を解決するには、ツールを活用してオンラインでの円滑な情報共有や意見交換ができる環境を整備することが重要です。

①チャットツールや社内 SNS を導入する

チャットツールや社内 SNS を導入すると、対面で会話をする機会が少ない場合でも、オンライン上で気軽にコミュニケーションを取れるようになります。

チャットツールは、インターネットを介して複数の人がメッセージ・画像・ファイルなどをリアルタイムでやり取りできるコミュニケーションツールです。業務の進捗状況を報告したり、タスクの担当者へ指示を行ったり、必要なデータを送信したりする活用方法があります。

また、社内 SNS は、企業内での利用に特化した SNS のことです。チャット形式で気軽にメッセージのやり取りができるため、意思疎通の円滑化や相互理解の促進を図れるようになり、社内コミュニケーションの活性化が期待されます。

▼チャットツールや社内 SNS の導入例

なお、コミュニケーションツールの選び方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

※Microsoft Teams、Microsoft Yammer は、マイクロソフト社が提供する製品です。

②コミュニケーションイベントをオンラインで開催する

コミュニケーションイベントをオンラインで開催すると、テレワーク中や出張中でも参加がしやすくなり、対面での会話が難しかった従業員とのコミュニケーションの場を創出できます。

オンライン形式での朝礼や勉強会、ランチ会などを通して従業員同士・上司・管理者との交流を深めることで、チームワーク、モチベーションの向上につながると期待できます。

オンラインで社内イベントを開催する際には、ビデオ通話・会議の機能が備わったツールを活用することが有効です。

▼オンラインイベントに使えるツール例

③社内アンケートを取る

従業員や上司、管理者などとのコミュニケーションを活性化させて相互理解を深めるために、社内アンケートを取る方法もあります。

社内アンケートを取ることで、業務に関する悩みやコミュニケーションに関する課題などを把握して改善策につなげられます。ツールを活用すれば、社内アンケートの作成・集計を効率的に行えます。

▼社内アンケートに活用できるツール

なお、Microsoft SharePoint でアンケートを作成する手順についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

※Microsoft SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。

④グループウェアでタスクやスケジュールを共有する

グループウェアとは、メール・チャットによるやり取りに加えて、チームのタスクやスケジュール、業務に必要なデータなどを包括的に管理できるツールです。

チャットによるやり取りの履歴を遡ることなく、必要な情報をリアルタイムで共有・閲覧することが可能です。グループウェアを活用することで、チームでの共同作業や進捗管理が必要な業務において、コミュニケーションの円滑化を図れます。

▼グループウェアの例

まとめ

この記事では、社内コミュニケーションについて以下の内容を解説しました。

• 社内コミュニケーションに関するよくある課題
• 社内コミュニケーションにおける課題の解決方法

多様な働き方が推進されたことで、対面でのコミュニケーションやイベントの実施が難しくなったり、気軽な質問・相談がしにくくなったりと、社内コミュニケーションの課題が生まれています。

このような課題を解決するには、ツールを活用してオンラインでの円滑な情報共有や意見交換ができる環境を整備することが重要です。例えば、チャットツールや社内 SNS の導入、オンラインでのコミュニケーションイベントの開催、社内アンケートの実施、グループウェアの導入などが挙げられます。

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