【SharePoint】リストの基礎知識と作成方法

SharePoint の主要な機能の1つがリストです。リストとは、さまざまな情報を一覧表示したテーブル（表）のようなもので、情報の全体像を俯瞰的に把握するのに役立ちます。Excel でも同じようなことはできますが、Excel は複数人で情報を追加していくようなことはしにくいですよね。SharePoint は、チームでの情報共有ツールなので、リスト機能もチームで情報を管理するのに向いています。本記事では SharePoint のリストの基礎知識と作成方法について解説します。

リストとは？

リストとは、共通の型に基づいた複数の情報の一覧です。Excel のような表計算ソフトをイメージするとわかりやすいでしょう。例えば、Excel で個人情報を管理するときは、「名前」「年齢」「性別」「住所」「電話番号」など共通の型をまず決め、個人のデータはその型に基づいて「田中太郎」「34歳」「男性」「○○県xx市…」「090-yyyy-xxxx」などと入力していくと思います。

SharePoint の場合も同じです。管理したい情報に共通の型を自分で決めて、個々のデータをその型に基づいて入力していきます。SharePoint の場合は、この共通の型のことを「列」と言います。

Excel と SharePoint リストの違い

Excel と SharePoint のリストとの違いは、個人向けかチーム向けかの違いと考えると良いでしょう。どちらかというと Excel は個人で使うもので、完成したデータを共有することはあっても、複数人でデータを入力して、更新していく使い方にはあまり合いません。

一方で、SharePoint のリストは、バージョン管理機能や、誰がいつ編集したかの記録が残るため、複数人で管理しやすいのです。Excel データをローカル環境で作成してサーバーに共有する方式だと、複数人の更新タイミングが競合して、バージョンがめちゃくちゃになってしまったりしますが、SharePoint のリスト機能は、ちゃんとバージョン管理されるのでそのような事故はおこりません。

SharePoint のリストとライブラリの違い

SharePoint には、リストのほかにライブラリという機能もあります。ライブラリとリストの違いは、管理する対象の違いです。かんたんに言うとライブラリはファイルを管理するため機能、リストは、データを管理する機能です。リストが管理するデータとは、情報そのもののことです。例えば、先述した個人情報の例で言うならば、個人情報をそのまま表示して、閲覧や管理をしたい場合はリスト、個人情報を記入したExcel ファイルを管理したい場合はライブラリと使い分けられます。

SharePoint のリストには、さまざまな構成要素があります。リストの機能を理解するには、それらの構成要素の意味を1つひとつ理解するのが近道です。リストの構成要素を以下に説明します。

行

行は、リストの構成要素の1つで「アイテム」とも言われます。先述した個人情報の例で言えば「田中太郎」「佐藤花子」「渡邊一郎」という個人個人の情報が行となります。Excel で言えば横のラインが「行」です。SharePoint も同じです。

列

リストの構成要素のうち、「行」を規定する共通の型が「列」です。Excel で言う縦のラインですね。カラムとか項目とも言われます。上記の個人情報の例でいえば、「名前」「年齢」「性別」「住所」「電話番号」が列です。列は、リスト制作者が自由に作れます。そのへんは Excel と同じです。

ビュー

リストは、表示する項目を選択して指定できる機能があります。これをビューと言います。ビューの概念は、慣れていないと少し難しいですが、情報の本体ではなく、情報をわかりやすく閲覧するための表示設定です。そして、このビューは複数用意できるのです。

つまり、先述した個人情報の例で言えば、「名前と住所と電話番号だけを表示するビュー」「20歳以上の人だけを表示するビュー」「スマホ閲覧用に表示するアイテム数を少なくしたビュー」などを複数作れます。そして、それぞれのビューが同じリストを表示しているのです。

Excel でも、フィルターやシートを利用して工夫すれば、似たようなことはできると思いますが、SharePoint だと、複数のビューを設定し、1クリックで設定したビューを表示できます。

フォーム

フォームは、リストの行にあるアイテム1つについて、詳細を表示し、新規投稿や編集を行う機能になります。リストが一覧表示ならば、フォームは各項目の詳細表示といったイメージです。

フォームには、新規投稿フォーム、編集フォーム、詳細フォームがあります。

– 新規投稿フォーム：新しい行を追加するためのフォーム
– 編集フォーム：既存の行を編集するためのフォーム
– 詳細フォーム：既存の行を表示するだけのフォーム

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SharePoint のリストを使いこなして業務効率に活用しよう

SharePoint の中には「リスト」という機能があります。SharePoint のリスト機能をうまく活用できると社内の情報共有を効率化できます。今回は SharePoint のリスト機能の活用方法や機能を説明していきます。

リストを作る流れ

リストを作成する

1.SharePointで作成したサイトを表示する
2.歯車マーク（設定）から「サイトコンテンツ」をクリック
3.「新規」をクリック
4.「リスト」をクリック
5.空白のリストをクリック
6.リストの名前と説明を入力
7.作成ボタンをクリック

列を追加する

1.列の追加をクリック
2.列のデータ型をクリック
3.列の名前と説明を入力
4.保存ボタンをクリック

作成するときの注意点

複雑な計算は不向き

SharePoint のリストは、あくまでも複数の情報の一覧であって、Excel のような表計算ソフトではありません。したがって、複雑な計算にはあまり向いていません。Excel と同じような関数は用意されていますが、一部非対応のものもあります。バージョン管理や複数人での共有作業は SharePoint のほうが向いていますが、計算・分析機能は Excel のほうが向いているので、上手く使い分けましょう。

登録データの追加、更新、削除

リストを作成したあとは、データの追加、更新、削除がかんたんにできます。これは、同じリストに対して複数人が同時に編集ができます。ファイル共有サーバーでは複数人が編集しようとすると排他制御がかかるものもあり、ファイル単位で排他がされます。しかし、それでは複数人が同時に編集できません。SharePoint のリストの場合、排他制御はリスト単位ではなく行単位で行われるので、違う行であれば排他がかからずに編集できるのです。

削除データの復元

削除したデータは、すぐに完全に削除されるわけではなく、いったんゴミ箱に入ります。ゴミ箱にあるデータが、かんたんに復元できる点は他のストレージサービスなどでも見受けられますね。ただ、SharePoint の場合はさらにもう一段階バックアップがあり、通常のゴミ箱から削除されたデータは、「サイトコレクションのゴミ箱」という2段階目のゴミ箱に入ります。バックアップが2段階になっているので、誤って削除しても安心なのです。

バージョン管理

リストを更新するとバージョンが作られ、誰が、いつ、どのような更新をしたのか、記録されます。また間違えて更新した場合に、前のバージョンを復元することが可能です。バージョン管理機能は、リストごとに設定画面から有効無効が設定できます。

変更通知

リストの行が編集されたときに自動で通知メールを送信できます。通知メールは、指定したメールアドレスに送信できるため、グループアドレスを指定すれば、一斉送信も可能です。また、アイテムが変更されたときだけ通知とか、アイテムが追加されたときだけ通知等、細かく設定できるので、リストの編集に気づかずに見逃してしまうことを避けられます。

Excelへのエクスポート

SharePoint のリストからExcel へエクスポートができます。SharePoint リストではできない、複雑な計算がしたい場合や、グラフを作成したりマクロを使った処理をしたい場合にこの機能が役立ちます。また、Excel ファイルにエクスポートすれば SharePoint にアクセスできない外部の人にデータを共有することもできます。

Teams への追加

チームのコミュニケーションに Teams を利用している場合は、SharePoint のリストを Teams のタブに追加できます。いちいち、アプリを切り替えるのは面倒だと思いますので、自分のチームが利用しているアプリに合わせて上手く連携しましょう。

本記事では、SharePoint のリストの基礎知識と作成方法について解説しました。
SharePoint のリストを使えば、さまざまな情報を俯瞰でき、他の人との共同で編集作業もできます。Excel と似ていますが、得意な領域が異なるアプリです。ぜひ両方を使い分けて、上手く情報を管理しましょう。

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