Microsoft 365 とは？ 業務への活用方法を分かりやすく解説

Microsoft 365（※）は、マイクロソフト社が提供しているサブスクリプションサービスです。Microsoft Word（※） や Microsoft Excel（※） といった Office 製品をはじめ、クラウドストレージ、アプリケーションなどの業務に役立つさまざまなサービスが含まれています。

チームでの情報共有を円滑化したり、業務フローのペーパーレス化を図ったりできるため、業務の効率化や多様な働き方の実現に役立てられます。

企業の担当者のなかには、「Microsoft 365 とはどのようなサービスなのか」「実務でどのような活用ができるのか」などと疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Microsoft 365 の基礎知識と業務での活用方法について分かりやすく解説します。

※Microsoft 365、Microsoft Word、Microsoft Excel は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

Microsoft 365 とは

Microsoft 365 とは、マイクロソフト社が提供するサブスクリプションサービスのことです。

Word、Excel、Power Point などの Office 製品をはじめ、クラウドストレージやグループウェアなどの業務に役立つサービスが多数含まれており、サービス間の連携もしやすくなっています。

買取型の Office 製品とは異なり、月額または年額料金を支払っていれば継続利用することが可能です。

Microsoft 365 のプラン

Microsoft 365 には一般向けプランとビジネス向けプランが存在します。さらにビジネス向けのプランでは、一般法人向けと大企業向けの大きく2つのプランがあり、利用できる機能や料金が異なります。

▼Microsoft 365 の家庭向けプラン

▼Microsoft 365 のプラン

各プランで利用できる機能については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

Microsoft 365 を導入するメリット

Microsoft 365 を導入すると、以下のメリットがあります。

▼メリット

• 業務の効率化を図れる
• 常に最新バージョンを使える
• 初期費用を抑えられる
• セキュリティ対策ができる

Microsoft 365 のグループウェアやオンラインストレージを活用すると、リモート環境で業務ができるほか、従業員間でのファイル・ドキュメントの共有がスムーズになります。チームでの共同作業やコミュニケーションが円滑に行えるようになり、業務の効率化を図れます。

また、自動でバージョンのアップデートが行われるクラウド型のサブスクリプションサービスのため、常に最新バージョンのアプリケーションが使えるメリットもあります。費用は月額または年額での支払いとなることから、導入時の初期費用も抑えられます。

さらに Microsoft 365 では、通信の暗号化や情報セキュリティの国際規格の ISO/IEC 27000 に準拠しており、強固なセキュリティ対策が講じられています。

なお、Microsoft 365 を導入するメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

業務に Microsoft 365 を活用しよう

Microsoft 365 を活用することで、業務に使用する資料の作成や部署・チーム間での情報共有、オンラインでの会議などを行えます。

ここでは、業務での基礎的な活用方法について解説します。

①文書や資料を作成する

Microsoft 365 には、業務に使用するさまざまな文書や資料を作成するための Office アプリケーションが備わっています。

商談に使用する提案資料や社内への報告書、会議のプレゼン資料、顧客情報のリストなどの作成に役立てられます。

Office アプリケーションの内容と活用例は、以下のとおりです。

▼Office アプリケーションの内容と活用例

※Microsoft PowerPoint はマイクロソフト グループの企業の商標です。

②メールの送受信や連絡先の管理を行う

Microsoft 365 に備わっているメールサービスを利用して、メールの送受信や連絡先の管理などを行えます。顧客や取引先とのやり取りに役立てられます。

▼メールサービスの内容と活用例

Outlook と Microsoft Exchange は単体で使うのではなく、2つを連携させることでメールの作成・送受信ができるようになります。

なお、Microsoft Exchange についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

※Outlook と Microsoft Exchange は、マイクロソフト社が提供する製品です。

③文書や資料などのファイルを共有する

クラウドストレージをはじめとするファイルの管理を行えるサービスを活用すると、Office アプリケーションで作成した文書やドキュメントなどをオンライン上で共有できます。

複数のメンバーとの共同編集やリアルタイムな情報共有を行いながらタスクを進められるため、チームでの作業に役立てられます。

▼サービスの内容と活用例

※OneDrive と SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。

④オンラインで会議や通話を行う

Microsoft 365 に含まれる Microsoft Teams（※）を活用して、オンラインで会議や通話を行うことが可能です。自宅やほかの拠点にいる従業員とのミーティングをはじめ、外部関係者との打ち合わせ、顧客との商談などに活用できます。

▼Microsoft Teams の会議・通話に関する機能

• オンラインでの1対1またはグループ通話
• 会議の設定と参加者への招待メールの設定
• 着信時におけるボイスメールの設定
• 着信時の転送設定　など

Microsoft 365 のさらに詳しい機能はこちらの記事をご確認ください。

※Microsoft Teams は、マイクロソフト社が提供する製品です。

まとめ

この記事では、Microsoft 365 について以下の内容を解説しました。

• Microsoft 365 の基礎知識
• Microsoft 365 を導入するメリット
• 業務への Microsoft 365 の活用方法

Microsoft 365 は、文書・資料の作成をはじめ、メールの送受信や連絡先の管理、ファイル共有、オンラインで通話などの業務に役立つ多種多様なアプリケーション・サービスが備わっています。

業務に関するファイルのリアルタイムな共有や、社内外のメンバーとの円滑なコミュニケーションが行えるようになるため、業務の効率化、コラボレーションの促進につながると期待できます。

『 ez office 』では、Microsoft 365 を活用した業務改善をサポートしております。テレワークの推進や情報共有の円滑化、チーム作業の効率化を図りたいとお考えの方は、お気軽にご相談ください。