Microsoft 365 とは？ 業務への活用方法を分かりやすく解説

Microsoft 365（※）は、マイクロソフト社が提供しているサブスクリプションサービスです。Microsoft Word（※） や Microsoft Excel（※） といった Office 製品をはじめ、クラウドストレージ、アプリケーションなどの業務に役立つさまざまなサービスが含まれています。

チームでの情報共有を円滑化したり、業務フローのペーパーレス化を図ったりできるため、業務の効率化や多様な働き方の実現に役立てられます。

企業の担当者のなかには、「Microsoft 365 とはどのようなサービスなのか」「実務でどのような活用ができるのか」などと疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Microsoft 365 の基礎知識と業務での活用方法について、IT に詳しくない初心者にも分かりやすく解説します。

※Microsoft 365、Microsoft Word、Microsoft Excel は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

Microsoft 365 とは？わかりやすく解説

Microsoft 365 のサービス概要

Microsoft 365 とは、マイクロソフト社が提供するサブスクリプション型のサービスのことです。Word、Excel、Power Point といった従来の Office 製品に加え、クラウドストレージやグループウェアなどの業務に役立つサービスが多数含まれており、サービス間の連携もしやすくなっています。

買取型の Office 製品とは異なり、月額または年額料金を支払っていれば継続利用することが可能です。

▼Microsoft 365 のサービス概要

• Office アプリ：Word / Excel / PowerPoint / Outlook / OneNote など
• クラウドサービス：OneDrive（保存・共有）、SharePoint（社内ポータル）、Exchange Online（メール）
• コラボレーション：Microsoft Teams（チャット、会議、ファイル共有）
• セキュリティ：Microsoft Entra ID、Microsoft Defender for Business、Microsoft Intune（端末管理）など（プランによる）
• AI 機能：Microsoft 365 Copilot、Copilot Chat（条件付きで利用可）

💡用語ミニ解説：聞き慣れない言葉をかみ砕く

法人向けの説明には専門用語が多く出てきます。 ここで一度押さえておきましょう。

Office 365 から Microsoft 365 への名称変更

「 Microsoft 365 」と「 Office 365 」の違いに混乱する方は多いのですが、結論からお伝えすると 2020年 4 月 22 日に個人・法人プランの大半が Office 365 から Microsoft 365 へ名称変更され、 2023年 1 月までにブランドの名称変更が完了しています。ただし、大企業 ( エンタープライズ ) 向けの「 Office 365 E1 / E3 / E5 」は現在も商品名として存続しており、 Microsoft 365 E3 / E5 とは別物として提供されている点には注意が必要です。両者の主な違いは、 Windows 11 ライセンス・ Intune ( デバイス管理 ) ・高度なセキュリティ機能が含まれるかどうかです。

Microsoft 365 の料金プランを比較

Microsoft 365 には、個人・家庭・中小企業・大企業・教育機関と、 用途別に複数のプランが用意されており、価格と機能が大きく異なります。また、2026年7月にはMicrosoft 365の一部プラン体系が見直され、Copilot関連機能を組み込んだプランが提供されるようになりました。ここでは 2026年時点で公式に提供されている家庭向け・ビジネス向けの主要プランを整理します。価格は税抜・公式価格です ( セール時は変動 ) 。

▼Microsoft 365 の家庭向けプラン

（2026年7月1日時点）

▼Microsoft 365 のビジネス向けプラン

ビジネス向けは、ユーザー数 300 名以下を対象とした Business シリーズ と、無制限の Enterprise シリーズ に分かれます。

（2026年7月1日時点）

参考：Microsoft 365 Business のプラン価格｜Microsoft

各プランで利用できる機能については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

Microsoft 365 を導入するメリット

Microsoft 365 を導入すると、以下のメリットがあります。

▼メリット

• 業務の効率化を図れる
• 常に最新バージョンを使える
• 初期費用を抑えられる
• セキュリティ対策ができる

Microsoft 365 のグループウェアやオンラインストレージを活用すると、リモート環境で業務ができるほか、従業員間でのファイル・ドキュメントの共有がスムーズになります。チームでの共同作業やコミュニケーションが円滑に行えるようになり、業務の効率化を図れます。

また、自動でバージョンのアップデートが行われるクラウド型のサブスクリプションサービスのため、常に最新バージョンのアプリケーションが使えるメリットもあります。費用は月額または年額での支払いとなることから、導入時の初期費用も抑えられます。

さらに Microsoft 365 では、通信の暗号化や情報セキュリティの国際規格の ISO/IEC 27000 に準拠しており、強固なセキュリティ対策が講じられています。

なお、Microsoft 365 を導入するメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

業務に Microsoft 365 を活用しよう

Microsoft 365 を活用することで、業務に使用する資料の作成や部署・チーム間での情報共有、オンラインでの会議などを行えます。

ここでは、業務での基礎的な活用方法について解説します。「自社の場合はどのアプリから使い始めるべきか」を考えるヒントとして、ぜひ参考にしてください。

①文書や資料を作成する

Microsoft 365 には、業務に使用するさまざまな文書や資料を作成するための Office アプリケーションが備わっています。Web 版・モバイル版・デスクトップ版が用意されており、 プランによって「 Web 版だけ」か「デスクトップ版も使えるか」が分かれます。デスクトップ版が使えるプランであれば、1 ライセンスで、 PC ・ Mac ・ タブレット ・ スマートフォンに最大 5 台ずつダウンロード・インストールが可能です。

商談に使用する提案資料や社内への報告書、会議のプレゼン資料、顧客情報のリストなどの作成に役立てられます。

Office アプリケーションの内容と活用例は、以下のとおりです。

▼Office アプリケーションの内容と活用例

※Microsoft PowerPoint はマイクロソフト グループの企業の商標です。

②メールの送受信や連絡先の管理を行う

Microsoft 365 に備わっているメールサービスを利用して、メールの送受信や連絡先の管理などを行えます。顧客や取引先とのやり取りに役立てられます。メールボックスの容量は、たとえば Business Basic の場合、1 ユーザーあたり 50 GB と十分な大きさが確保されています。

▼メールサービスの内容と活用例

Outlook と Microsoft Exchange は単体で使うのではなく、2つを連携させることでメールの作成・送受信ができるようになります。

なお、Microsoft Exchange についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

※Outlook と Microsoft Exchange は、マイクロソフト社が提供する製品です。

③文書や資料などのファイルを共有する

クラウドストレージをはじめとするファイルの管理を行えるサービスを活用すると、Office アプリケーションで作成した文書やドキュメントなどをオンライン上で共有できます。

複数のメンバーとの共同編集やリアルタイムな情報共有を行いながらタスクを進められるため、チームでの作業に役立てられます。

▼サービスの内容と活用例

※OneDrive と SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。

④オンラインで会議や通話を行う

Microsoft 365 に含まれる Microsoft Teams（※）を活用して、オンラインで会議や通話を行うことが可能です。自宅やほかの拠点にいる従業員とのミーティングをはじめ、外部関係者との打ち合わせ、顧客との商談などに活用できます。テレワークやハイブリッドワークが定着した現在、 Teams は Microsoft 365 を選ぶ大きな理由の 1 つになっています。

▼Microsoft Teams の会議・通話に関する機能

• オンラインでの1対1またはグループ通話
• 会議の設定と参加者への招待メールの設定
• 着信時におけるボイスメールの設定
• 着信時の転送設定　など

Microsoft 365 のさらに詳しい機能はこちらの記事をご確認ください。

※Microsoft Teams は、マイクロソフト社が提供する製品です。

⑤社内ポータルサイトを運用する

社内ポータルサイトは、社員が毎朝最初にアクセスする「会社の玄関」のような存在です。ここに必要な情報が集約されていれば、社員が資料を探す時間や、担当者への問い合わせを大幅に削減できます。SharePoint を活用すれば、ニュース発信から申請リンクの集約まで、柔軟に設計・運用が可能です。

💡 社内ポータルサイトの構築・改善でお悩みの方へ

ez office では、SharePoint ポータルサイト構築サービス を提供しています。Microsoft 365 を「ただ契約しただけ」で終わらせず、社員が毎日使いたくなる社内ポータルサイトへ導きます。詳細は以下の弊社 Web サイトをご覧ください。

Microsoft 365 導入時に押さえておきたい注意点

Microsoft 365 は「契約したその日から使える」手軽さが魅力ですが、いきなり全社員に配布して運用がうまくいくとは限りません。目的が曖昧なまま導入すると、「結局 Excel と Outlook しか使われていない」という宝の持ち腐れ状態に陥りがちです。ここでは、失敗しない導入のために押さえておきたい 3 つのポイントを紹介します。

ライセンスは「最終的に何を実現したいか」から逆算

「とりあえず Business Basic でコストを抑えて始める」という選び方をしてしまうと、後から Teams 会議の録画機能や Defender のセキュリティ機能が必要になった際に再契約・移行が必要になります。 紙文化を脱却したいのか、Web 会議を整備したいのか、セキュリティを強化したいのか、導入前に必ず「やりたい業務」と「必要なアプリ」を棚卸しすることをおすすめいたします。

過剰共有リスクへの対応

Copilot は社内データを文脈として参照するため、 SharePoint や OneDrive の権限が雑に設定されていると、本来見えてはいけない人事情報・経営情報まで AI 経由で参照されてしまう可能性があります。導入前に アクセス権限の見直し が必須です。

Microsoft 365 のバックアップは「利用者側の責任」であることを理解

Microsoft 365 は責任共有モデルを採用しており、サービスの運用は Microsoft が担いますが、データ保護は利用者の責任です。Microsoft が保証しているのは、あくまでインフラの可用性と、ごく短期間の標準リテンション ( 保持期間 ) までです。そのため、クラウド環境でも適切なバックアップ対策が重要となります。

まとめ：働き方を支える基盤

この記事では、Microsoft 365 について以下の内容を解説しました。

• Microsoft 365 の基礎知識
• Microsoft 365 を導入するメリット
• 業務への Microsoft 365 の活用方法

Microsoft 365 は、文書・資料の作成をはじめ、メールの送受信や連絡先の管理、ファイル共有、オンラインで通話などの業務に役立つ多種多様なアプリケーション・サービスが備わっています。単なる「 Office の月額版」ではなく、 組織の働き方そのものを支える生産性向上プラットフォームと捉えると、その価値が見えてくるでしょう。

業務に関するファイルのリアルタイムな共有や、社内外のメンバーとの円滑なコミュニケーションが行えるようになるため、業務の効率化、コラボレーションの促進につながると期待できます。

▼ 次のステップ

1. 自分や自社の目的を 1 つに絞る：「紙削減」「在宅勤務」「セキュリティ強化」など。
2. 無料試用版を申し込む： Microsoft 公式サイトで Business Standard などを 1 か月無料で試せます。
3. 専門家に相談する：プラン選定や SharePoint ポータル構築は、経験豊富なパートナー企業の支援を受けるのが近道です。

『 ez office 』では、Microsoft 365 を活用した業務改善をサポートしております。テレワークの推進や情報共有の円滑化、チーム作業の効率化を図りたいとお考えの方は、お気軽にご相談ください。

Microsoft 365 無料相談実施中

業務効率化などを背景に、Microsoft 365 の導入、活用に関して、​お困りごとはございませんでしょうか？​

• 自社の規模や業務に合わせた料金プランを選びたいが、どれが適しているか分からない
• ​​​​​​​Microsoft 365 の導入を検討しているが、設計・構築・運用方法などの知見がない
• Microsoft 365 の ​​​​​​​SharePoint で社内ポータルサイトを構築しているが、社員の活用が定着しない​

ネット上には多くの情報があり、調べるのも大変ですし、自社にとって何がいいのかイメージするのも難しいですよね。​
当社ではそんな皆様に向け、無料相談会を実施しております。​
お客様のお悩みやご要望に合わせた個別相談も承っておりますので、​是非、お気軽にお問い合わせください。​
私たちと一緒に、業務改善をスタートさせませんか？

→Microsoft 365 に関する無料相談のお問い合わせはこちら