Microsoft 365 とは? 業務への活用方法を分かりやすく解説

Microsoft 365 とは? 業務への活用方法を分かりやすく解説


目次[非表示]

  1. 1.Microsoft 365 とは
  2. 2.Microsoft 365 のプラン
  3. 3.Microsoft 365 を導入するメリット
  4. 4.業務に Microsoft 365 を活用しよう
    1. 4.1.①文書や資料を作成する
    2. 4.2.②メールの送受信や連絡先の管理を行う
    3. 4.3.③文書や資料などのファイルを共有する
    4. 4.4.④オンラインで会議や通話を行う
  5. 5.まとめ
  6. 6.Microsoft 365 無料相談実施中


Microsoft 365は、マイクロソフト社が提供しているサブスクリプションサービスです。Microsoft Word や Microsoft Excel といった Office 製品をはじめ、クラウドストレージ、アプリケーションなどの業務に役立つさまざまなサービスが含まれています。

チームでの情報共有を円滑化したり、業務フローのペーパーレス化を図ったりできるため、業務の効率化や多様な働き方の実現に役立てられます。

企業の担当者のなかには、「Microsoft 365 とはどのようなサービスなのか」「実務でどのような活用ができるのか」などと疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Microsoft 365 の基礎知識と業務での活用方法について分かりやすく解説します。

※Microsoft 365、Microsoft Word、Microsoft Excel は、マイクロソフト グループの企業の商標です。


Microsoft 365 とは

Microsoft 365 とは、マイクロソフト社が提供するサブスクリプションサービスのことです。

Word、Excel、Power Point などの Office 製品をはじめ、クラウドストレージやグループウェアなどの業務に役立つサービスが多数含まれており、サービス間の連携もしやすくなっています。

買取型の Office 製品とは異なり、月額または年額料金を支払っていれば継続利用することが可能です。



Microsoft 365 のプラン

Microsoft 365 には一般向けプランとビジネス向けプランが存在します。さらにビジネス向けのプランでは、一般法人向けと大企業向けの大きく2つのプランがあり、利用できる機能や料金が異なります。


▼Microsoft 365 の家庭向けプラン

プラン名
月額利用料
Microsoft 365 Personal
1,490円
Microsoft 365 Family
2,100円


▼Microsoft 365 のプラン


プラン名
1ユーザー当たりの月額料金
一般法人向け
Microsoft 365 Business Basic
750円
Microsoft 365 Business Standard
1,560円
Microsoft 365 Business Premium
2,750円
Microsoft 365 Apps for business
1,030円
大企業向け
Microsoft 365 E3
4,500円
Microsoft 365 E5
7,130円
Microsoft 365 F3
1,000円


各プランで利用できる機能については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

  Microsoft 365 でできることは? 基礎知識と5つの機能・サービス 働き方改革の推進やリモートワークの普及が進む今、時間・場所を選ばずに効率的に業務を行える環境を整備することは企業における課題の一つとなっています。なかでもさまざまな企業の業務に活用されているのが、Microsoft 365(※)です。 紙媒体を中心とした業務から脱却して効率化を図りたいとお考えの企業のなかには、「Microsoft 365 にはどのような機能があるのか」「導入して何ができるのか?」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。 この記事では、Microsoft 365 の基礎知識と導入によってできることについて解説します。 ez office



Microsoft 365 を導入するメリット

Microsoft 365 を導入すると、以下のメリットがあります。


▼メリット

  • 業務の効率化を図れる
  • 常に最新バージョンを使える
  • 初期費用を抑えられる
  • セキュリティ対策ができる


Microsoft 365 のグループウェアやオンラインストレージを活用すると、リモート環境で業務ができるほか、従業員間でのファイル・ドキュメントの共有がスムーズになります。チームでの共同作業やコミュニケーションが円滑に行えるようになり、業務の効率化を図れます。

また、自動でバージョンのアップデートが行われるクラウド型のサブスクリプションサービスのため、常に最新バージョンのアプリケーションが使えるメリットもあります。費用は月額または年額での支払いとなることから、導入時の初期費用も抑えられます。

さらに Microsoft 365 では、通信の暗号化や情報セキュリティの国際規格の ISO/IEC 27000 に準拠しており、強固なセキュリティ対策が講じられています。

なお、Microsoft 365 を導入するメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

  Microsoft 365 を導入するメリットと知っておきたい注意点 Microsoft 365(※)は、Microsoft 社が提供する Office 製品やクラウドストレージ、グループウェアなどを利用できるサブスクリプションサービスです。買い切り版の Office 製品と異なり、Microsoft 365 は常に最新バージョンのソフトを利用できる特徴があります。 業務の効率化やコミュニケーションの円滑化に向けて、Microsoft 365 の導入・乗り換えを検討している企業では「どのようなメリットがあるのか」「利用にあたって注意点はあるのか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。 この記事では、Microsoft 365 を導入するメリットと注意点について詳しく解説します。 ez office



業務に Microsoft 365 を活用しよう

Microsoft 365 を活用することで、業務に使用する資料の作成や部署・チーム間での情報共有、オンラインでの会議などを行えます。

ここでは、業務での基礎的な活用方法について解説します。


①文書や資料を作成する

Microsoft 365 には、業務に使用するさまざまな文書や資料を作成するための Office アプリケーションが備わっています。

商談に使用する提案資料や社内への報告書、会議のプレゼン資料、顧客情報のリストなどの作成に役立てられます。

Office アプリケーションの内容と活用例は、以下のとおりです。


▼Office アプリケーションの内容と活用例

Office アプリケーション
活用例
Microsoft Word
  • ビジネス文書や資料の作成・編集
  • AIツール(Copilot による)文書のチェック
  • 文書の共有・共同編集
Microsoft Excel
  • データの集計・分析
  • データの共有・共同編集
  • グラフの作成
Microsoft PowerPoint
  • Word 文書からプレゼンテーションへの変換
  • PowerPoint のスライドへの 3D の挿入
  • 手書き文字からテキストへの変換
  • AI による文書作成や話し方のサポート(発表者のコーチ)


※Microsoft PowerPoint はマイクロソフト グループの企業の商標です。


②メールの送受信や連絡先の管理を行う

Microsoft 365 に備わっているメールサービスを利用して、メールの送受信や連絡先の管理などを行えます。顧客や取引先とのやり取りに役立てられます。


▼メールサービスの内容と活用例

メールサービス
活用例
Outlook
  • メールの表示・作成
  • スケジュール・タスクの管理
  • 連絡先の管理
Microsoft Exchange
  • メールの送受信
  • 設定したルールに基づいたメールの仕分け
  • 連絡先の管理


Outlook と Microsoft Exchange は単体で使うのではなく、2つを連携させることでメールの作成・送受信ができるようになります。

なお、Microsoft Exchange についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

  Microsoft 365 の Exchange Online の基本機能と活用メリット 取引先や顧客、従業員などと円滑なコミュニケーションを取るために欠かせないものがメールサービスです。Microsoft 社が提供している Microsoft 365(※)のなかにも、Microsoft Exchange Online(以下、Exchange Online)というメールサービスが含まれています。Exchange Online は、多様な機能によって社内業務での幅広い活用ができると期待されています。 企業のシステム部門担当者のなかには、「Exchange Online にはどのような機能が備わっているのか」「ほかのメールサービスと比べてどのようなメリットがあるのか」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。 この記事では、Exchange Online の基本的な機能と企業が使用するメリットについて解説します。 ez office


※Outlook と Microsoft Exchange は、マイクロソフト社が提供する製品です。


③文書や資料などのファイルを共有する

クラウドストレージをはじめとするファイルの管理を行えるサービスを活用すると、Office アプリケーションで作成した文書やドキュメントなどをオンライン上で共有できます。

複数のメンバーとの共同編集やリアルタイムな情報共有を行いながらタスクを進められるため、チームでの作業に役立てられます。


▼サービスの内容と活用例

サービス
活用例
OneDrive
  • クラウドへの文書や資料などのファイルの保存
  • 複数人でのファイルの共有・閲覧・同時編集
SharePoint
  • 社内ポータルサイト上での文書や資料などのファイルの共有
  • 外部ユーザーの招待による共同作業


※OneDrive と SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。


④オンラインで会議や通話を行う

Microsoft 365 に含まれる Microsoft Teamsを活用して、オンラインで会議や通話を行うことが可能です。自宅やほかの拠点にいる従業員とのミーティングをはじめ、外部関係者との打ち合わせ、顧客との商談などに活用できます。


▼Microsoft Teams の会議・通話に関する機能

  • オンラインでの1対1またはグループ通話
  • 会議の設定と参加者への招待メールの設定
  • 着信時におけるボイスメールの設定
  • 着信時の転送設定 など


Microsoft 365 のさらに詳しい機能はこちらの記事をご確認ください。

  Microsoft 365 を使いこなす! 業務改善に活用できる 4 つの機能 Microsoft 365 は、Microsoft 社が提供するサブスクリプションサービスです。 Microsoft Word(※)・Microsoft Excel(※)などの最新の Office ソフトをはじめ、クラウドストレージやグループウェアサービス、セキュリティソリューションなどのさまざまな機能・サービスがあります。契約期間中であれば、定額料金で使用できることが特徴です。 Microsoft 365 を使用している方には、「基本的な Office ソフトの使用にとどまっており、機能をうまく使いこなせていない」「業務の効率化や働き方改革などに役立てたい」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。 ez office


※Microsoft Teams は、マイクロソフト社が提供する製品です。



まとめ

この記事では、Microsoft 365 について以下の内容を解説しました。


  • Microsoft 365 の基礎知識
  • Microsoft 365 を導入するメリット
  • 業務への Microsoft 365 の活用方法


Microsoft 365 は、文書・資料の作成をはじめ、メールの送受信や連絡先の管理、ファイル共有、オンラインで通話などの業務に役立つ多種多様なアプリケーション・サービスが備わっています。

業務に関するファイルのリアルタイムな共有や、社内外のメンバーとの円滑なコミュニケーションが行えるようになるため、業務の効率化、コラボレーションの促進につながると期待できます。

ez office 』では、Microsoft 365 を活用した業務改善をサポートしております。テレワークの推進や情報共有の円滑化、チーム作業の効率化を図りたいとお考えの方は、お気軽にご相談ください。

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