【中小企業向け】Microsoft 365 の 3 つのプランと業務での活用方法

【中小企業向け】Microsoft 365 の 3 つのプランと業務での活用方法


目次[非表示]

  1. 1.中小企業に向いている Microsoft 365 のプラン
  2. 2.Microsoft 365 を活用して中小企業の課題を解決するには
    1. 2.1.①ワークフローをペーパーレス化する
    2. 2.2.②リアルタイムな情報共有と共同作業ができる環境を構築する
    3. 2.3.③タスクとスケジュールを管理する
  3. 3.まとめ
  4. 4.Microsoft 365 無料相談実施中


Microsoft 365は、マイクロソフト社が提供するサブスクリプションサービスです。Microsoft Wordや Microsoft Excelをはじめ、オンラインストレージ、グループウェアなどの業務に活用できるさまざまなアプリケーションが提供されています。

近年、少子高齢化による人手不足や多様な働き方への対応、デジタル化の推進など、企業が抱える課題が顕在化しています。特に中小企業においては、人材・予算などのリソースがネックとなり、その課題の解決に悩まれているケースも少なくありません。

Microsoft 365 を活用して業務改善を図ることで、中小企業が抱える課題の解決に結びつく可能性が期待できます。

中小企業のシステム部門担当者のなかには、「Microsoft 365 に中小企業向けのプランはあるのか」「Microsoft 365 をどのように活用できるのか」と気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、中小企業に向いている Microsoft 365 のプランと業務での活用方法について解説します。

※Microsoft 365、Microsoft Word、Microsoft Excel は、マイクロソフトグループの企業の商標です。


中小企業に向いている Microsoft 365 のプラン

Microsoft 365 は、プランによって料金や使用できるアプリケーションの範囲が異なります。マイクロソフト社では、ユーザー数が 300 人までの中小企業向けの法人プランとして、以下の 3 つを用意しています。


▼Microsoft 365 の中小企業向けプラン

プラン
料金(ユーザー/月)
機能・サービス
Microsoft 365 Business Basic
750 円
  • Microsoft Teams
  • Microsoft OneDrive
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Outlook
Microsoft 365 Business Standard
1,560 円
  • Microsoft Teams
  • Microsoft OneDrive
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Publisher (Windows PC のみ)
  • Microsoft Access (Windows PC のみ)
Microsoft 365 Business Premium
2,750 円
  • Microsoft Teams
  • Microsoft OneDrive
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Publisher (Windows PC のみ)
  • Microsoft Access (Windows PC のみ)
  • Microsoft Intune
  • Azure Information Protection


Microsoft 365 のすべてのアプリケーションに加えて、高度なセキュリティ機能を利用するなら、上位プランとなる Microsoft 365 Business Premium が適しています。

料金形態は、月額または年額で加入するサブスクリプションとなっており、導入時の初期コストを抑えやすいメリットがあります。また、自社の規模や必要なアプリケーションの範囲を考慮したうえでプランを選定できることから、予算に応じた運用が可能です。


なお、ユーザー数が 300 人以上の企業においては、大企業向けのプランが用意されています。法人プランの詳しいアプリケーションや料金の比較については、こちらの記事をご確認ください。

  Microsoft 365 の法人プランを比較! 自社の規模や業務に合わせたプランの選び方 Microsoft 365(※)は、Office アプリケーション(以下、アプリ)を含むさまざまなサービスを利用できる、Microsoft 社が提供するサブスクリプションサービスです。場所とデバイスに依存しない情報共有をはじめ、チームでの共同作業、スケジュール管理などができるため、日々の業務の効率化や働き方改革に役立てられます。 企業の担当者さまには、業務体制やフローの見直しに向けてMicrosoft 365 の導入を検討しており、「どのようなプラン・料金になっているのか」「自社に合ったプランをどう選べばよいか」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。 この記事では、Microsoft 365 の法人向けプランの特徴と料金、選び方について解説します。 ez office



Microsoft 365 を活用して中小企業の課題を解決するには

人手不足や多様な働き方への対応、デジタル化などの課題を解決するには、業務の効率化をはじめ、オフィス以外から作業・情報共有を行える環境を構築することがポイントです。Microsoft 365 の活用方法には、以下が挙げられます。


①ワークフローをペーパーレス化する

Microsoft 365 に備わった Microsoft SharePointを活用して、ワークフローをペーパーレス化する方法があります。

紙媒体で行っていた承認・決裁における一連のワークフローをペーパーレス化することで、オンラインでの申請業務が可能になります。これにより、ワークフローの途中で起こりやすい業務の停滞を防ぐとともに、承認までの時間を短縮できます。

また、申請書類を直接受け渡す必要がなくなるため、外出先や従業員の自宅からでも申請・承認の対応ができるようになり、リモートワークの実現に貢献します。


▼Microsoft SharePoint の活用例

  • 稟議の申請・決裁
  • 経費の申請・処理
  • 上司によるタスクの確認とフィードバックの収集


なお、Microsoft SharePoint を活用したワークフローの構築方法については、こちらの記事をご確認ください。

  Microsoft 365 で実装するワークフローツールを知ろう! Microsoft 365 製品は、ワークフローを作成するツールとしても非常に優れており、ツール単体でワークフローをつくるのはもちろん、複数のツールを組み合わせてワークフローを作成することもできます。Microsoft 365 製品で作成できるワークフローツールを解説しています。 ez office


※Microsoft SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。


②リアルタイムな情報共有と共同作業ができる環境を構築する

業務の効率化を図るために、Microsoft 365 に含まれるオンラインストレージやグループウェアを活用して、リアルタイムな情報共有と共同作業ができる環境を構築する方法があります。

業務に必要な資料・ファイルをメールでやり取りしている場合、メールの作成・チェックに時間を要してしまいます。また、最新のファイルが分からなくなり、確認作業に時間がかかったり、作業ミスが発生したりする可能性もあります。

オンラインでファイルやデータの共有ができて、離れた場所にいる従業員と共同作業を行えるようにすると、リモートワーク環境でも業務を継続できるほか、情報共有の漏れ、人的ミスの防止にもつながります。


▼リアルタイムな情報共有や共同作業を実現するアプリケーション

アプリケーション
概要
主な機能
Microsoft Teams
ファイル共有やオンラインでの共同作業、コミュニケーションが行えるコラボレーションアプリケーション
  • 1 対 1 またはグループでのチャット
  • オンラインで音声通話・会議を行いながらの共同作業
Microsoft SharePoint
ファイル共有や共同作業を行えるアプリケーション
  • 社内ポータルサイトでの文書・資料の共有
  • ユーザーの招待による共同作業
Microsoft OneDrive
ファイルや資料、画像などを保存して共有できるオンラインストレージ
  • オンライン環境でのファイルの共有・閲覧・編集
  • ドキュメントの同時編集


なお、Microsoft Teams や Microsoft OneDrive の基礎知識については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

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※Microsoft Teams、Microsoft OneDrive は、マイクロソフト社が開発・提供する製品です。


③タスクとスケジュールを管理する

チームでの共同作業を効率化するには、個人・メンバーのタスクやスケジュールを一元管理して共有できる環境を整備する必要があります。

タスクの内容・期日、進捗状況、各メンバーのスケジュールなどを把握できると、業務の指示や割り当て、ミーティングの日程調整などが行いやすくなります。

また、同じアプリケーションでリアルタイムにタスクを登録・閲覧できるようになれば、対応漏れやスケジュールの共有ミスなども防止できます。


▼タスクやスケジュールの管理を円滑にするアプリケーション

アプリケーション
概要
主な機能
Microsoft To Do
個人向けのタスク管理ツール
  • To Do リストの作成・編集
  • タスクのチェックリストへのリマインド通知の設定
  • 登録したタスクのメンバーへの割り当て
Microsoft Planner
部署・チーム向けのタスク管理ツール
  • 各メンバーの作業内容や進捗状況の管理
  • チームの総合的なコミュニケーション
Microsoft Lists
行・列を用いた表形式のリストでタスク管理やデータ共有を行えるツール
  • リスト表示形式の切り替え
  • リストの追加・更新時におけるメンバーへの自動通知


なお、Microsoft 365 を活用したタスク管理の方法についてはこちらの記事で解説しています。

  Microsoft 365 のタスク管理ができる3つのツールと連携方法 Microsoft 365は、マイクロソフト社が提供するサブスクリプションサービスです。Office 製品をはじめ、情報共有・管理に役立つグループウェア、クラウドストレージなどが備わっており、業務効率の向上や社内のコラボレーション促進などに役立つと期待されます。利用できる機能・サービスは多岐にわたりますが、その一つに“タスク管理”が挙げられます。この記事では、タスク管理ができる Microsoft 365 のツールと効率的な活用方法について解説します。 ez office


※Microsoft To Do、Microsoft Planner および Microsoft Lists は、マイクロソフト社が開発・提供する製品です。



まとめ

この記事では、中小企業に向いている Microsoft 365 のプランについて以下の内容を解説しました。


  • 中小企業に向いている Microsoft 365 のプラン
  • 中小企業の課題解決を図る Microsoft 365 の活用方法


人手不足や多様な働き方、デジタル化などの中小企業の課題を解決するには、業務の効率化を図るとともに、オンラインで作業・情報共有を行える環境を構築することが重要です。

Microsoft 365 に含まれるアプリケーションを活用すれば、ワークフローのペーパーレス化をはじめ、リアルタイムな情報共有と共同作業ができる環境の整備、タスク・スケジュールの一元管理を行えます。

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