【中小企業向け】Microsoft 365 の 3 つのプランと業務での活用方法
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Microsoft 365（※）は、マイクロソフト社が提供するサブスクリプションサービスです。Microsoft Word（※）や Microsoft Excel（※）をはじめ、オンラインストレージ、グループウェアなどの業務に活用できるさまざまなアプリケーションが提供されています。
近年、少子高齢化による人手不足や多様な働き方への対応、デジタル化の推進など、企業が抱える課題が顕在化しています。特に中小企業においては、人材・予算などのリソースがネックとなり、その課題の解決に悩まれているケースも少なくありません。
Microsoft 365 を活用して業務改善を図ることで、中小企業が抱える課題の解決に結びつく可能性が期待できます。
中小企業のシステム部門担当者のなかには、「Microsoft 365 に中小企業向けのプランはあるのか」「Microsoft 365 をどのように活用できるのか」と気になる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、中小企業に向いている Microsoft 365 のプランと業務での活用方法について解説します。
※Microsoft 365、Microsoft Word、Microsoft Excel は、マイクロソフトグループの企業の商標です。
中小企業に向いている Microsoft 365 のプラン
Microsoft 365 は、プランによって料金や使用できるアプリケーションの範囲が異なります。マイクロソフト社では、ユーザー数が 300 人までの中小企業向けの法人プランとして、以下の 3 つを用意しています。
▼Microsoft 365 の中小企業向けプラン
プラン |
料金（ユーザー／月） |
機能・サービス |
Microsoft 365 Business Basic |
750 円 |
|
Microsoft 365 Business Standard |
1,560 円 |
|
Microsoft 365 Business Premium |
2,750 円 |
|
Microsoft 365 のすべてのアプリケーションに加えて、高度なセキュリティ機能を利用するなら、上位プランとなる Microsoft 365 Business Premium が適しています。
料金形態は、月額または年額で加入するサブスクリプションとなっており、導入時の初期コストを抑えやすいメリットがあります。また、自社の規模や必要なアプリケーションの範囲を考慮したうえでプランを選定できることから、予算に応じた運用が可能です。
なお、ユーザー数が 300 人以上の企業においては、大企業向けのプランが用意されています。法人プランの詳しいアプリケーションや料金の比較については、こちらの記事をご確認ください。
Microsoft 365 を活用して中小企業の課題を解決するには
人手不足や多様な働き方への対応、デジタル化などの課題を解決するには、業務の効率化をはじめ、オフィス以外から作業・情報共有を行える環境を構築することがポイントです。Microsoft 365 の活用方法には、以下が挙げられます。
①ワークフローをペーパーレス化する
Microsoft 365 に備わった Microsoft SharePoint（※）を活用して、ワークフローをペーパーレス化する方法があります。
紙媒体で行っていた承認・決裁における一連のワークフローをペーパーレス化することで、オンラインでの申請業務が可能になります。これにより、ワークフローの途中で起こりやすい業務の停滞を防ぐとともに、承認までの時間を短縮できます。
また、申請書類を直接受け渡す必要がなくなるため、外出先や従業員の自宅からでも申請・承認の対応ができるようになり、リモートワークの実現に貢献します。
▼Microsoft SharePoint の活用例
- 稟議の申請・決裁
- 経費の申請・処理
- 上司によるタスクの確認とフィードバックの収集
なお、Microsoft SharePoint を活用したワークフローの構築方法については、こちらの記事をご確認ください。
※Microsoft SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。
②リアルタイムな情報共有と共同作業ができる環境を構築する
業務の効率化を図るために、Microsoft 365 に含まれるオンラインストレージやグループウェアを活用して、リアルタイムな情報共有と共同作業ができる環境を構築する方法があります。
業務に必要な資料・ファイルをメールでやり取りしている場合、メールの作成・チェックに時間を要してしまいます。また、最新のファイルが分からなくなり、確認作業に時間がかかったり、作業ミスが発生したりする可能性もあります。
オンラインでファイルやデータの共有ができて、離れた場所にいる従業員と共同作業を行えるようにすると、リモートワーク環境でも業務を継続できるほか、情報共有の漏れ、人的ミスの防止にもつながります。
▼リアルタイムな情報共有や共同作業を実現するアプリケーション
アプリケーション |
概要 |
主な機能 |
Microsoft Teams（※）
|
ファイル共有やオンラインでの共同作業、コミュニケーションが行えるコラボレーションアプリケーション |
|
Microsoft SharePoint |
ファイル共有や共同作業を行えるアプリケーション |
|
Microsoft OneDrive（※）
|
ファイルや資料、画像などを保存して共有できるオンラインストレージ |
|
なお、Microsoft Teams や Microsoft OneDrive の基礎知識については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。
※Microsoft Teams、Microsoft OneDrive は、マイクロソフト社が開発・提供する製品です。
③タスクとスケジュールを管理する
チームでの共同作業を効率化するには、個人・メンバーのタスクやスケジュールを一元管理して共有できる環境を整備する必要があります。
タスクの内容・期日、進捗状況、各メンバーのスケジュールなどを把握できると、業務の指示や割り当て、ミーティングの日程調整などが行いやすくなります。
また、同じアプリケーションでリアルタイムにタスクを登録・閲覧できるようになれば、対応漏れやスケジュールの共有ミスなども防止できます。
▼タスクやスケジュールの管理を円滑にするアプリケーション
アプリケーション |
概要 |
主な機能 |
Microsoft To Do（※）
|
個人向けのタスク管理ツール |
|
Microsoft Planner（※）
|
部署・チーム向けのタスク管理ツール |
|
Microsoft Lists（※）
|
行・列を用いた表形式のリストでタスク管理やデータ共有を行えるツール |
|
なお、Microsoft 365 を活用したタスク管理の方法についてはこちらの記事で解説しています。
※Microsoft To Do、Microsoft Planner および Microsoft Lists は、マイクロソフト社が開発・提供する製品です。
まとめ
この記事では、中小企業に向いている Microsoft 365 のプランについて以下の内容を解説しました。
- 中小企業に向いている Microsoft 365 のプラン
- 中小企業の課題解決を図る Microsoft 365 の活用方法
人手不足や多様な働き方、デジタル化などの中小企業の課題を解決するには、業務の効率化を図るとともに、オンラインで作業・情報共有を行える環境を構築することが重要です。
Microsoft 365 に含まれるアプリケーションを活用すれば、ワークフローのペーパーレス化をはじめ、リアルタイムな情報共有と共同作業ができる環境の整備、タスク・スケジュールの一元管理を行えます。
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