解決したい課題	現状の問題点や改善したい点を具体化例：社内情報の散在を解消したい業務マニュアルを一元管理したい社員間のコミュニケーションを活性化したい
達成したい目標	定量的・定性的な成果指標を設定例：情報共有の効率化による業務時間短縮
ターゲットユーザー	主要な利用者層を特定
提供価値	ユーザーにとってのメリットを明確化
成功指標	プロジェクト成功を測る KPI を設定

社内ポータルの目的とは？立場別に見る構築のメリットから成功のポイントまで完全解説デジタル変革が進む中で、情報共有とコミュニケーションの効率化は企業の競争力に直結しています。社内ポータルはその課題を解決する有効な手段として注目されており、本記事ではその基本から導入メリット、成功のポイントまでを解説します。 ez office

ユーザー分析を行う

ユーザー分析は、ポータルサイトを実際に利用する人々の特性や行動パターンを理解するプロセスです。ユーザーのニーズを正確に把握することで、使いやすいサイト設計が可能になります。

▼ユーザー分析の主な手法

ペルソナ作成	典型的なユーザー像を詳細に設定例：一般社員（情報閲覧が中心）部門長・管理職（レポート参照や承認）情報システム部門（更新・管理）
ユーザージャーニーマップ	利用シーンと行動フローを可視化
インタビュー・アンケート	実際のユーザーからの直接的な意見収集
現状分析	既存システムの利用状況や問題点の調査
競合分析	類似サービスのユーザー体験を参考にする

ユーザーによって必要な情報や使い方は異なるため、ペルソナ（具体的なユーザー像）を設定して設計することをおすすめします。

特に重要なのは、異なるユーザー層の特性を理解することです。IT リテラシーの違い、業務内容の違い、利用頻度の違いなどを考慮した設計が必要です。

SharePoint で社内ポータルサイトを作成！メリットと事例を知って業務効率化に役立てる Microsoft 365（※）に含まれるサービスの一つに Microsoft SharePoint（※）（以下、SharePoint）があります。SharePoint は、オンライン上でファイルの編集・共有ができるだけでなく、コミュニケーションツールも数多く搭載しています。さらに、これらの機能を内包した社内ポータルサイトを作成することが可能です。SharePoint で作成した社内ポータルサイトをうまく活用すれば、業務効率化につながると考えられます。 SharePoint で社内ポータルサイトを作成しようと考えている企業のなかには、「社内ポータルサイトを SharePoint を使用する際のポイントは何か」「SharePoint で社内ポータルサイトを作成した事例にはどのようなものがあるのか」と調べている方もいるのではないでしょうか。この記事では、SharePoint で社内ポータルサイトを作るメリットやポイント、実際に作成した事例について紹介します。 ez office

情報構造（サイトマップ）を設計する

情報構造の設計は、ポータルサイト内の情報をどのように整理・分類するかを決める重要なプロセスです。ユーザー分析を元に、どのような情報をどこに配置するかを設計します。

情報の分類と階層を整理することで、ユーザーは必要な情報に迷わずアクセスできます。

▼情報構造設計のポイント

情報の階層化	重要度や関連性に基づいた階層構造の構築サイトマップ例：・ホーム　・お知らせ　・社内手続き　　・勤怠・休暇申請　　・出張申請　・業務マニュアル　・よくある質問（FAQ）　・部門ポータル
カテゴリ分類	ユーザーの思考パターンに合わせた分類方法
ナビゲーション設計	グローバルナビ、ローカルナビの配置
検索機能	情報量が多い場合の検索システム設計
パンくずリスト	現在位置の明確化とナビゲーション支援

サイトマップ作成時は、カードソーティング手法を用いてユーザーの認知構造に合わせた分類を行うことが効果的です。また、紙やホワイトボードを使った手書き設計も有効な手段となります。

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コンテンツ設計：何を掲載するか？

「どんな情報を載せるか」も重要です。必要最低限の情報に絞りつつ、利用頻度の高いものを優先して配置します。

ユーザーのニーズと組織の目的を両立させるコンテンツ構成が重要です。

▼主要なコンテンツ種別

静的コンテンツ：会社情報、規程・マニュアル、FAQ など
動的コンテンツ：ニュース、お知らせ、ブログ記事など
アプリケーション：業務システム、ツールへのリンク
コミュニケーション機能：掲示板、チャット、コメント機能
個人化コンテンツ：ユーザーごとのカスタマイズ情報

コンテンツの優先順位付けを行い、ユーザーが最も頻繁に利用する情報を見つけやすい場所に配置することが重要です。情報を絞ることで、「結局どこを見ればいいの？」という混乱を防げます。

見やすい社内ポータルサイトのデザインとは？作り方のポイントや機能を徹底解説社内ポータルサイトの構築や運用にあたっては、適切な知識や準備が必要になります。本記事では、社内ポータルサイトの機能、作り方、Microsoft SharePoint を利用するメリットについて、詳しく紹介します。 ez office

UI／UX 設計

情報をいかに見せるか（UI：ユーザーインターフェース）、どう動かすか（UX：ユーザー体験）も、設計の核心です。

UI／UX 設計は、ユーザーの使いやすさと満足度を決定する重要な要素です。見た目の美しさだけでなく、機能性と使いやすさのバランスが求められます。

▼UI／UX 設計の主要要素

レイアウト設計：情報の配置とバランス、視覚的階層の構築
ナビゲーション設計：直感的で分かりやすいメニュー構成
レスポンシブデザイン：PC、タブレット、スマートフォン対応
アクセシビリティ：障害者や高齢者にも使いやすい設計
ビジュアルデザイン：ブランドイメージと一貫性のあるデザイン
インタラクション設計：ユーザーの操作に対する適切なフィードバック

ワイヤーフレームやプロトタイプを作成し、実際のユーザーテストを通じて設計の妥当性を検証することが推奨されます。特に、部署や役職によってよく使う情報が違う場合は「カスタマイズ性」が鍵になります。

【SharePoint】目を惹きつけるデザイン性の高いポータルサイトを作るポイント SharePoint では、デザイン性の高いテンプレートが用意されており、上手に活用すれば目を惹くオシャレなポータルサイトの作成が可能です。今回は、 SharePoint の機能を理解し、多くの人に見てもらえるポータルサイト構築を実現するポイントをご紹介します。 ez office

権限設計と運用方法

誰が何を閲覧・編集できるのかという「アクセス権限」も忘れてはなりません。権限設計と運用ルールの策定は、ポータルサイトの安全性と効率的な運用を確保するために不可欠です。

特に社内ポータルでは、情報セキュリティの観点から慎重な設計が求められます。

▼権限設計の主要要素

ユーザー権限	閲覧権限、編集権限、管理権限の階層設定例：全社員：お知らせの閲覧、マニュアルの参照各部門長：自部門の情報更新管理者：全体の設計・設定変更
コンテンツ権限	情報やページごとのアクセス制御
機能権限	利用できる機能やサービスの制限設定
承認フロー	コンテンツ公開時の承認プロセス
ログ管理	アクセス履歴や操作履歴の記録・監視

また、「誰がいつ更新するのか」といった運用ルールも初期段階で定めておく必要があります。コンテンツの更新頻度、責任者の明確化、緊急時の対応手順などを定めておくことが重要です。

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設計段階でよくある失敗とその回避策

ポータルサイト設計では、多くのプロジェクトで共通する失敗パターンがあります。これらの失敗を事前に理解し、適切な回避策を講じることで、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

機能を詰め込みすぎる

多機能なポータルサイトを目指すあまり、必要以上に多くの機能を盛り込んでしまう失敗は非常によく見られます。機能過多は使いにくさの原因となり、結果的にユーザーの利用率低下を招きます。

▼機能過多による問題点

ユーザーの迷い：選択肢が多すぎて何をすれば良いか分からない
パフォーマンス低下：ページ読み込み速度の遅延
メンテナンス負荷：多機能ゆえの運用コスト増大
学習コスト：ユーザーが使い方を覚える負担の増加

回避策として、MVP（Minimum Viable Product）の考え方を採用し、まずは核となる機能に絞ってリリースし、ユーザーフィードバックを基に段階的に機能を追加していく手法が効果的です。「必要最低限」からスタートし、段階的に機能を追加しましょう。

ユーザーの声を取り入れていない

設計者や開発者の視点だけでシステムを構築すると、現場での使い勝手と乖離し、「使いにくい」と感じられるケースが出てきます。内部の論理や技術的な制約を優先しすぎると、ユーザビリティが損なわれる恐れもあるため注意が必要です。

▼ユーザー軽視による問題

使い勝手の悪さ：実際の業務フローと合わない設計
利用率の低下：ユーザーが使いたがらない、避ける傾向
期待とのギャップ：完成後にユーザーから大幅な修正要求

この問題を回避するには、設計の各段階でユーザーを巻き込むことが重要です。ユーザーインタビュー、プロトタイプテスト、ベータ版での試用など、継続的にフィードバックを収集し、設計に反映させるプロセスを組み込みましょう。

まとめ：良い設計は「使われる」ポータルへの第一歩

ポータルサイトの設計は、「どんなツールを使うか」以上に「どう設計するか」が肝心です。成功の鍵は、技術的な完成度よりもユーザーに「使われ続ける」サイトを作ることにあります。

目的とユーザーを正しく理解し、情報構造・デザイン・運用までを意識した設計を行うことで、初めて「使われるポータルサイト」が実現します。また、設計は一度きりの作業ではなく、運用開始後も継続的な改善が必要であることを念頭に置いて取り組むことが大切です。

今後導入を検討している方や、リニューアルを考えている方は、ぜひ本記事で紹介したポイントを参考にして、実践的な設計を行ってみてください。適切な設計により、組織の生産性向上とユーザー満足度の両立を実現できる優れたポータルサイトを構築していきましょう。

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ポータルサイト設計の基本と成功のポイントとは？設計の各ステップを徹底解説