社内ポータルサイトの作り方や注意点、おすすめのサービスを紹介

社内ポータルサイトは、企業の情報共有やコミュニケーションの効率化に大きく貢献するツールです。しかし、どのようなサービスを利用してポータルサイトを構築すべきか迷うことも多いでしょう。本記事では、おすすめのサービスやポータルサイトの役割、構築方法、運用ポイント、注意点について解説します。

社内ポータルサイトを構築できるサービス5選

ここでは、社内ポータルサイトを簡単に構築できる5つのサービスを紹介します。

Microsoft 365 SharePoint Online

Microsoft 365 SharePoint Online は、Microsoft が提供するクラウド型の社内ポータルサイト構築サービスです。企業の情報共有やコラボレーションを効率化するために、文書管理や共有、ワークフロー機能、タスク管理、チームサイト機能などが統合されています。
SharePoint Online は、Microsoft 365 の一部として提供されているため、Outlook や Teams、OneDrive といった他の Microsoft 製品との連携が容易で、統一された環境で業務を進めることができます。また、カスタマイズが容易で、社内のニーズに合わせたポータルサイトを構築することが可能です。

ez office が提供する 『ポータルサイト構築サービス』 を利用すれば、よりデザイン性が優れた独自テンプレートを活用して、短期間で安価に SharePoint のポータルサイトを構築できます。

Googleサイト（無料）

Google サイトは、Google が提供する無料のウェブサイト構築ツールです。社内ポータルサイトの作成にも手軽かつ簡単に利用できるため、特に初心者におすすめです。Google サイトは、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単にページを作成・編集できるのが特徴で、プログラミング知識がなくても問題ありません。また、Google サイトは Google Workspace（旧G Suite）と連携しているため、Google ドキュメントやカレンダー、フォームなどの各種アプリケーションを簡単に埋め込むことができます。これにより、社内の情報共有やスケジュール管理、アンケート調査などが一元化され、効率的なコミュニケーションが可能になります。

WordPress（無料）

WordPress は、世界中で広く利用されている無料の CMS（コンテンツ管理システム）で、社内ポータルサイトの構築にも適しています。独自のドメインとホスティングを設定すれば、すぐにサイトを立ち上げることができます。また、WordPress には豊富なプラグインやテーマが用意されており、機能追加やデザイン変更が容易に行えます。WordPress の特徴のひとつは、その使いやすさです。直感的なインターフェースで、簡単にページや記事を追加・編集できるため、技術的な知識がない人でも問題なく運用できます。また、多言語対応しているため、国際的な企業の社内ポータルサイトにも最適です。

XOOPS Cube（無料）

XOOPS Cube は、オープンソースの CMS（コンテンツ管理システム）の1つで、無料で利用できます。PHP で開発されており、MySQL データベースを使用しています。XOOPS Cube は、モジュールシステムにより機能を追加することができるため、社内ポータルサイトの構築に適しています。XOOPS Cube の特徴は、柔軟なカスタマイズが可能であることです。豊富なモジュールが用意されており、ニュースや掲示板、ファイル共有、イベントカレンダーなど、社内ポータルサイトに必要な機能を簡単に追加できます。また、テンプレートを変更することで、自社のブランディングに合ったデザインにカスタマイズすることができます。

kintone

kintone は、サイボウズが提供するクラウド型の簡易アプリ作成サービスです。kintone の特徴は、独自のアプリケーションを簡単に作成できる点にあります。プログラミング知識がなくても、ドラッグ＆ドロップ操作でアプリケーションを作成できるため、社内の様々な業務を効率化することが可能です。また、kintone は、多機能ながらも使いやすいインターフェースが魅力的です。社内コミュニケーションを円滑に進める機能や、タスク管理、スケジュール管理などの機能が充実しており、一つのプラットフォームで業務全体を効率化できます。

社内ポータルサイトとは？

社内ポータルサイトは、従業員が情報共有や業務効率化を図るための、企業内限定のウェブサイトです。

社内ポータルサイトが担う役割

社内ポータルサイトは、企業内の情報共有とコミュニケーションを円滑に行うために重要な役割を担っています。まず、スケジュール管理やプロジェクト管理などの業務情報を一元化し、社員が簡単にアクセスできるようにすることで、情報の透明性を高めます。また、組織内のワークフローや各種申請もポータルサイト上で実行でき、業務効率化に繋がります。さらに、社内ポータルサイトは、社員同士のコミュニケーションを促進するためのプラットフォームとして機能します。掲示板やチャット機能を利用して、社員同士が意見交換や相談ができる場を提供し、チームワークを強化することが可能です。また、社員のスキルや経験を共有することで、社内のナレッジマネジメントプラットフォームとして活用することも可能です。

社内ポータルサイトが求められている理由

社内ポータルサイトが求められる理由は、主に以下の3点が挙げられます。

1. 情報共有を効率化するため

社内ポータルサイトを導入することで、社員が必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。これにより情報の検索や共有が効率化され、業務のスピードアップができる点がメリットです。また、社内のニュースやイベント情報なども一元管理できるため、情報の見落としが減ります。

2. コミュニケーションを促進するため

社内ポータルサイトには、掲示板やチャット機能などのコミュニケーションツールが含まれることが多いです。これにより、社員同士のコミュニケーションが円滑になり、意見交換やアイデアの共有が活発になります。また、遠隔地にいる社員とも簡単に連絡が取れるため、情報の伝達もスムーズになるでしょう。

3. 社内文化の醸成のため

社内ポータルサイトを通じて、企業のビジョンや目標を共有することができます。また、社内のイベントやプロジェクトの進捗状況などを共有することで、社員が一体感を持ち、モチベーションが向上します。さらに、社内のコミュニケーションが活発になることで、企業文化が醸成され、働きやすい環境が整います。

社内ポータルサイトの構築方法

社内ポータルサイトを構築する方法は、パッケージの活用、スクラッチ開発、ツールによる自作など、目的に応じて選択できます。

パッケージを活用する

社内ポータルサイトを構築する方法の一つとして、パッケージソフトウェアを活用する方法があります。パッケージは、あらかじめ用意された機能やデザインテンプレートを利用して、短期間で効率的にサイトを構築することができる製品です。多くのパッケージは、必要な機能が標準で揃っており、カスタマイズも容易に行えます。パッケージを活用するメリットは、開発期間の短縮やコスト削減が挙げられます。また、専門知識がなくても簡単に構築できるため、ITリテラシーが低い企業でも導入しやすいという点が魅力です。さらに、パッケージは定期的にアップデートされるため、最新の機能やセキュリティ対策が常に適用されているのも大きな利点です。

スクラッチ開発する

スクラッチ開発とは、ゼロから独自のプログラムを作成して社内ポータルサイトを構築する方法です。この方法を選択する場合、開発者が自由に機能やデザインをカスタマイズできるため、企業のニーズに合ったオリジナルのポータルサイトを作成することができます。スクラッチ開発のメリットは、自由度が高く、企業独自の要件にフィットしたポータルサイトが作れることです。また、パッケージでは提供されていない特殊な機能や、独自のシステムとの連携が可能になります。

ツールで自作する

ツールを使用して社内ポータルサイトを自作することも一つの方法です。この方法は、パッケージやスクラッチ開発と比べて、手間やコストが抑えられることが一番のメリットです。また、自分たちで作成することで、自社のニーズに合わせたカスタマイズが容易に行えます。ツールで自作する際には、まず社内ポータルの目的や必要な機能を明確にしてから、適切なツールを選択することが重要です。例えば、ドキュメント管理やコラボレーション機能が重視される場合は、Google ドライブや Dropbox などのクラウドストレージサービスの利用がお勧めです。あるいは、チャットやビデオ会議機能が求められる場合は、Microsoft Teams や Slack などのコミュニケーションツールを検討すると良いでしょう。

社内ポータルサイト作成時の注意点

社内ポータルサイト作成時には、見やすいデザインやレイアウトの選択と、セキュリティ対策が重要です。これらのポイントを押さえることで、効果的なポータルサイトが構築できます。

見やすいデザイン・レイアウト

社内ポータルサイトのデザインやレイアウトが見やすいか、そして使いやすいかという点は非常に重要な要素です。これにより、社員は効率的にサイトを活用し、必要な情報にアクセスできるようになります。まず、シンプルでわかりやすいデザインが望ましいです。無駄な装飾や複雑な構造は避け、情報がすぐに目に入るようなレイアウトを心掛けましょう。

セキュリティの強化

社内ポータルサイトは、企業の機密情報や社員の個人情報が集約される場所であるため、セキュリティ対策は非常に重要です。アクセス権限の設定を適切に行い、必要な人だけが情報にアクセスできるようにしましょう。また、パスワードポリシーを策定し、定期的な変更や複雑な文字列の使用を推奨することで、不正アクセスのリスクを低減できます。

社内ポータルの運用ポイント

社内ポータルの運用において重要なポイントは、使いやすいUIの追求、情報の常時更新、カスタマイズ時の専任担当者の割り当てなどが挙げられます。これらを意識することで、効果的なポータルサイトが実現できます。

使いやすい UI を追求する

社内ポータルサイトの利便性を向上させるためには、使いやすいユーザーインターフェース（UI）が重要です。UIは、社員が情報や機能にアクセスする際の操作性や見た目を担っています。使いやすいUIは、社員のストレスを軽減し、効率的な業務遂行に繋がります。

まず、シンプルで分かりやすいデザインを心掛けましょう。過剰な装飾や複雑な構造は、操作のしやすさを損なうことがあります。また、フォントの大きさや色使いにも注意が必要です。読みやすさを確保するために、適切なコントラストを持つ色を選ぶことが大切です。

ナビゲーションの整理も重要です。よく使う機能やページへのアクセスを容易にするため、メニューやボタンを適切な場所に配置しましょう。また、階層構造を明確にし、関連する情報や機能をまとめることで、社員が迷わず目的のページに辿り着けるようになります。

構築後も、従業員の利用状況やフィードバックを踏まえて改良し、新機能を追加するときも一貫性を維持して、後付けのハリボテみたいにならないようにしよう。

常に最新の情報に更新する

社内ポータルサイトは、日常業務で必要な情報を迅速に入手するためのツールです。そのため、常に最新の情報が掲載されていることが求められます。情報が古くなったり、更新が滞ったりすると、社員の業務効率が低下し、組織全体の生産性にも悪影響を与えてしまいます。

情報の更新は、定期および適時に行うことが重要です。例えば、組織の方針や業務手順が変更された場合、速やかにポータルサイトに反映することが求められます。また、プロジェクトの進捗状況、社員の連絡先など、日常業務に関わる情報も随時更新することが望ましいです。

情報更新の負担を軽減するために、CMS（コンテンツ管理システム）の活用をおすすめします。CMS を導入することで、情報の追加や編集が容易になり、専門的な技術を持たない社員でも簡単に情報を更新できるようになります。また、更新作業を複数の担当者に分散させることで、情報を常に最新の状態に保つための体制が出来上がります。

さらに、新着情報やお知らせのコーナーを設けるなど、社員が最新情報を確認しやすくする工夫が必要です。重要な情報が更新された際には、メールやチャットツールを活用して社員に周知することも効果的です。

最後に、定期的な情報の見直しや整理も重要です。古くなった情報や不要な情報を削除することで、ポータルサイトの見通しを良くし、社員が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を整えましょう。

カスタマイズするなら専任担当を割り当てる

社内ポータルサイトのカスタマイズを行う場合、専任担当者を割り当てることが重要です。専任担当者は、ポータルサイトの運用やカスタマイズに関する知識とスキルを持っていることが望ましいでしょう。

専任担当者を配置することで、社内ポータルサイトの運用やカスタマイズに関する問題が発生した際に、迅速かつ適切に対応することができます。また、専任担当者は、社内ポータルサイトの利用者からのフィードバックを受け取り、改善点を見つけて改良を行う役割も担います。これにより、利用者のニーズに合わせたポータルサイトの運用が可能になり、利用者満足度の向上につながるのです。

まとめ

社内ポータルサイトは、情報共有やコミュニケーションの向上に役立ちます。サイト構築のサービスには Microsoft 365 SharePoint Online、Google サイト、WordPress、XOOPS Cube、kintone などがあります。構築方法はパッケージ活用、スクラッチ開発、ツール自作がありますが、デザインやセキュリティに注意が必要です。運用のポイントとして、使いやすいUI、最新情報の更新、カスタマイズ担当者の割り当てを重視し、自社にとって最適な形で運用できるようにしましょう。