見やすい社内ポータルサイトを実現！機能や作成ポイントを解説

社内ポータルサイトは、従業員の情報共有や業務効率化に役立つ重要なツールです。しかし、その作成や運用にあたっては、適切な知識や準備が必要になります。本記事では、社内ポータルサイトの機能、作成手順、見やすいサイトを作成するためのポイント、Microsoft SharePoint を利用するメリットについて、詳しく解説します。

社内ポータルサイトの機能

社内ポータルサイトは、従業員が日々の業務を円滑に進める上で役立つ情報を一元化し、共有するためのツールです。業務マニュアルや社内報の掲載、スケジュールの管理、ワークフローシステムをはじめとする社内システムとの連携など、社内ポータルサイトは多くの機能を備えています。

業務マニュアルの掲載

社内ポータルサイトの一般的な活用方法として、業務マニュアルの掲載が挙げられます。業務マニュアルは、業務の手順や注意点などを詳細に記載したもので、従業員が業務を遂行する際の指針となります。それをポータルサイトに掲載することで、必要な時にすぐにアクセスできるようになるほか、新入社員の教育や業務の適正化にも役立ちます。また、デジタル化されたマニュアルは、紙のマニュアルと比べて更新や修正が容易で、常に最新の情報を共有できます。

社内報の掲載

社内報は、従業員への情報共有の手段として重要な役割を果たします。社内ポータルサイトに社内報を掲載し、新入社員の紹介、従業員の活動報告、社内イベントの告知など、従業員の関心を引く記事を提供することで、コミュニケーションの活性化にもつながります。また、デジタル化された社内報は、紙ベースのものと比べて編集や配信が容易で、環境に配慮できるという利点もあります。

スケジュールの管理

社内ポータルサイトの重要な機能の一つとして、スケジュールの管理があります。これにより、全従業員が日々の業務スケジュールを一元管理し、共有することができます。例えば、会議の日程、出張の予定、プロジェクトの進捗状況などをリアルタイムで確認可能です。また、他の従業員のスケジュールを把握することで、調整が必要な業務のスケジューリングもスムーズに行えます。さらに、重要なイベントや締め切り日などを共有することで、全従業員が計画的に仕事を進めることができ、業務効率の向上にも大いに寄与します。

ワークフローシステムとの連携

社内ポータルサイトにワークフロー機能を導入すれば、業務プロセスの自動化と効率化を図ることができます。例えば、申請書類のデジタル化や承認フローの自動化が可能になり、紙ベースの手続きやメールでのやり取りを減らせます。紙やメールでの手続きは、承認のし忘れや書類の紛失などのリスクがありますが、ポータルサイトを使ったワークフロー機能なら、そのようなことが起こる可能性を低減できます。また、ワークフローシステムを用いることで、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できるようになり、業務の透明性が向上します。

その他の社内システムとの連携

社内ポータルサイトでは、各種社内システムとの連携が可能です。例えば、経理システムや人事システムなど、各部署が利用する専門的なシステムと連携させることで、従業員が必要な情報を迅速に得られるようになります。また、社内のメールシステムやカレンダーシステムと連携させることで、情報の一元管理と共有が可能になり、業務効率が向上します。さらに、社内の SNS やチャットツールとの連携により、コミュニケーションの円滑化を図れます。

社内ポータルサイトの作成手順

社内ポータルサイトの作成は、目的設定と要件定義から始まり、デザイン設計、コーディング開発とシステム構築、コンテンツ登録へと進行します。これらのプロセスを通じて、従業員にとって使いやすいポータルサイトを作成することができます。

手順①：目的設定／要件定義

社内ポータルサイトの作成における初期段階として、目的設定と要件定義が必要です。
目的設定では、ポータルサイトを導入する目的を明確にし、それがビジネス目標にどのように寄与するのかを理解することが求められます。一般的な目的として、コミュニケーションの活性化や業務効率の向上などが挙げられます。
要件定義では、目的を達成するために必要な情報や機能を洗い出します。具体的には、どのようなコンテンツを掲載するのか、どの部署がどの情報を必要とするのか、どのような機能が必要なのかを明確にします。

手順②：デザイン設計

デザイン設計は、ポータルサイトの見た目を決定する重要なプロセスです。このプロセスでは、ユーザビリティを重視し、情報を一目で理解できるようなシンプルなデザインにすることが求められます。色彩、フォント、レイアウトを、全体の調和を保てるように設計します。また、社内のブランドイメージを反映させることも大切です。
さらに、従業員が使いやすいよう、操作性を考慮して設計する必要があります。例えば、よく使う機能はトップページに配置し、あまり使わない情報は2段階目以降に配置するなど、情報の優先度に基づいたデザインにすることが求められます。

手順③：コーディング開発／システム構築

社内ポータルサイトの開発には、適切なスキルと知識を持つエンジニアが必要です。コーディングは、サイトの基盤を作る重要なプロセスで、HTML、CSS、JavaScript などを用いて、サイトの見た目と機能を作り上げます。
また、サーバーサイドの設定も重要で、データベースの設定やセキュリティ対策を行います。特にセキュリティ面では、従業員の個人情報や業務データを保護するために、細心の注意を払う必要があります。システムの構築では、利便性と効率性を追求し、ユーザビリティに優れたサイトを目指します。

手順④：コンテンツ登録

社内ポータルサイトの構築が完了したら、次にコンテンツを登録します。業務マニュアル、社内報、スケジュール、各種申請書類など、従業員が必要とする情報を整理し、適切なカテゴリーやタグを付けて登録します。
また、新しい情報が追加された際にそれをすぐに反映できるよう、ポータルサイトの更新体制を整えることも重要です。さらに、情報を検索して見つけやすいよう、キーワードや概要も忘れずに入力しましょう。

見やすい社内ポータルサイトを作成するためのポイント

社内ポータルサイトを効果的に活用するためには、情報の整理整頓、最適な情報設計、シンプルで分かりやすいデザインといった要素が重要になります。ここからは、各ポイントについて詳しく解説します。

情報の整理整頓

社内ポータルサイトを見やすくするためには、情報の整理整頓が重要です。情報が乱雑に配置されていると、必要な情報を探すのに時間がかかり、ユーザーのストレスにつながります。そのため、情報をカテゴリーやタグで分類し、同じ種類の情報が 1 カ所にまとまるようにすることが求められます。
また、新着情報や重要な通知など、ユーザーがすぐに確認すべき情報を目立つ位置に配置することも大切です。その際、情報の更新頻度や重要度に応じてレイアウトを調整し、重要な最新情報が常に目に入るように工夫する必要があります。

最適な情報設計

従業員が日々必要とする情報を効率的に探し出せるよう、社内ポータルサイトには最適な情報設計を採用することが求められます。情報設計とは、ユーザーが情報を直感的に見つけられるように、情報の配置や表示順序を考慮して行う設計のことです。
例えば、よくアクセスされるページはトップページにリンクを貼る、関連する情報はまとめて表示するなど、ユーザーが求める情報を手間なく得られる構造にすることを心掛けるべきです。また、検索機能も重要な要素で、キーワードを入力するだけで必要な情報にたどり着けるようにすると、使いやすさが大幅に向上します。

シンプルで分かりやすいデザイン

社内ポータルサイトのデザインは、シンプルで分かりやすいものであることが理想です。華美なデザインや抽象的な表現は避け、情報を直感的に把握できるようにするべきです。特に、社内のさまざまな情報を一元管理するポータルサイトでは、重要な情報が埋もれてしまわないように、情報の視認性を確保することが求められます。
また、操作性も重視する必要があり、全従業員がストレスなく使えるような UI ／ UX を目指しましょう。清潔感のある色使いや、明瞭なアイコンなど、ユーザーの視線を適切に誘導するデザインが望ましいといえます。

SharePoint で社内ポータルサイトを作成するメリット

Microsoft の SharePoint を使用して社内ポータルサイトを作成することには、多くのメリットがあります。ここからは、各メリットについて詳しく見ていきましょう。

HTML や CSS の知識がなくても社内ポータルサイトを構築できる

SharePoint を使用すれば、HTML や CSS などの専門的な知識がなくても、社内ポータルサイトを簡単に構築できます。SharePoint は、テンプレートやドラッグ＆ドロップ機能を提供しており、これを利用することで、エンジニアでなくても直感的にページをデザインし、必要な情報を配置することができます。
また、既存のテンプレートを使用することで、一貫性のある見た目と使いやすさを維持しながら、個々のページをカスタマイズすることも可能です。これにより、情報共有をスムーズに行うための基盤を簡単に構築できます。

コストを抑えて導入できる

SharePoint は、比較的低コストで導入できるため、予算を抑えつつ効果的なポータルサイトを構築することが可能です。初期投資やランニングコストが大幅に削減されるため、中小企業でも手軽に導入できます。
また、SharePoint はクラウドサービスとして提供されているため、サーバーの設置や保守などのコストを気にする必要がありません。さらに、ユーザー数に応じたライセンス料金を採用しているため、必要な分だけ利用し、余計な出費を抑えることができます。
これらの理由から、コストを抑えて効率的な社内ポータルサイトを構築したい企業にとって、SharePoint は非常に魅力的な選択肢といえるでしょう。

Microsoft 製品との相性が良い

SharePoint は、Microsoft 製品であるため、Office アプリや Teams といった他の Microsoft 製品との連携がスムーズです。
例えば、Office アプリの文書を社内ポータルサイト上で直接開くことができ、共有や編集も容易に行えます。また、Teams と連携すれば、コミュニケーションの一元化と効率的な情報共有が可能になります。さらに、Outlook との連携により、スケジュール管理も一元化でき、業務効率の向上に寄与します。
こうした相性の良さは、ポータルサイトの機能を活用する上での大きなメリットといえるでしょう。

セキュリティに優れている

SharePoint を使用すれば、Microsoft が提供する堅牢なセキュリティ対策により、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。データは暗号化され、不正アクセスを防ぐために多層のセキュリティが施されています。また、ユーザーごとのアクセス権限を細かく設定可能で、適切な人物が必要な情報のみを閲覧できるように制御できます。これにより、機密情報が不適切に共有されることを防げます。さらに、Microsoft は、定期的にセキュリティをアップデートし、常に最新のセキュリティ対策を講じているため、安心して SharePoint を利用できます。

SharePoint でポータルサイトを作成するポイントは、下記の記事で詳しく解説しています。ぜひ、ご参照ください。

ez office のポータルサイト構築サービス

ここからは、独自の Web パーツを提供する ez office のポータルサイト構築サービスの導入メリットを紹介します。

導入メリット①：従業員との情報共有が容易になる

ez office のポータルサイトには、従業員に情報を届けることに特化した仕組みが複数あります。定期的にポータルサイトを見てもらえるように、届けたい情報が目立つように工夫されています。例えば、ez office 独自の Web パーツである「タブ形式ニュースパーツ」を活用し、重要なニュースのみをファーストビューでアピールすることができます。また、SharePoint の標準 Web パーツである「ヒーロー」も活用すれば、全従業員に周知したい情報を掲載できます。このように、独自の Web パーツと標準の Web パーツをうまく組み合わせれば、視覚的に情報が届きやすいポータルサイトを実現できます。

導入メリット②：知りたい情報が見つかる

知りたい情報をすぐに見つけられる工夫もしっかり施されています。提供する機能が 1 ページにまとめて表示されるため、どこにどのような情報があるのか、情報をどのように探せばいいのかが直感的に分かります。また、情報に関する問い合わせを「社内知恵袋」に集約することも可能です。このように、ez office のポータルサイトでは、ユーザーにとっての使いやすさや分かりやすさが徹底されています。

導入メリット③：独自の Web パーツを利用できる

ez office のポータルサイトは、上述のとおり独自の Web パーツを採用しており、デザインや使いやすさを追求しています。標準パーツだけでは、「届けたい情報が埋もれてしまう」、「情報の分類が難しい」といった声も少なくありません。ez office の独自の Web パーツは、重要なニュースを集約して見逃しを防いだり、ニュースをカテゴリー別に分類したりする機能を実装しています。「タブ形式ニュースパーツ」の他に、「コメント掲載可能な掲示板パーツ」、「見出しパーツ」、「画像リンク配置パーツ」もあり、これらを活用することで、タイトルや本文に含まれるキーワードの検索や、狭いエリアでも分かりやすいリンクの設定などが可能になり、ポータルサイトの機能面とデザイン面をブラッシュアップできます。

この記事に関連するお役立ち資料を無料でダウンロード

ez office の「SharePoint ポータルサイト構築支援サービス」は、SharePoint のエキスパートが貴社に最適なポータルサイトの提案・作成をいたします。より詳細な内容は以下の資料よりご覧いただけます。

まとめ

社内ポータルサイトは、従業員の情報共有や業務効率化に役立つツールです。その作成にあたっては、機能を理解し、見やすさに配慮して適切に設計する必要があります。また、SharePoint を利用することで、HTML や CSS の知識がなくても、Microsoft 製品との相性が良く、優れたセキュリティを備えたポータルサイトを、低コストで実現できます。これらのポイントを押さえて、効果的なポータルサイトの構築に取り組みましょう。