ワークフローの電子化で業務改善！ 方法やメリットを解説

ワークフローとは、企業における申請・承認・決済といった業務の一連の流れのことを指します。例えば、担当者が作成した稟議書を上司・管理者が承認したり、備品購入の申請書に上司が押印して総務部門に提出したりするなどが挙げられます。

これらのワークフローは、社内のさまざまな業務に存在しており、なかには複数の担当者・部署の承認が必要になることから、決済までの経路が複雑になるケースがあります。

書類で申請業務を行っている場合は、書類のやり取りや承認に労力・時間がかかるため、決済までのタイムロスが発生したり、確認漏れによって承認が停滞したりしやすくなります。このような課題の解決に有効なのが、各業務におけるワークフローの電子化です。

本記事では、ワークフローを電子化する方法やメリット、注意点について解説します。

ワークフロー管理を電子化する方法

ワークフロー管理を電子化するには、ワークフロー管理システムの導入が必要です。

従来の紙を用いたワークフローでは、申請書に手書きで必要事項を記入して、手渡しや FAX などで決裁者に押印してもらい、承認を得る流れが発生していました。

ワークフロー管理システムを導入すると、書類で行っていた申請・承認の業務を Web 上で行えるようになります。システム内にあるフォーマットを基に申請書を作成したり、電子データとして書類を管理したりすることも可能です。

また、申請内容に合わせて承認経路・決裁者が自動で判定されるため、社内のワークフロー管理を統一化できます。ワークフロー管理システムを活用できる業務には、以下が挙げられます。

▼ワークフロー管理システムを活用できる業務

●　稟議の決裁
●　総務・人事部門への申請手続き
●　帳票の管理　など

なお、ワークフロー管理システムを用いたワークフロー管理については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

ワークフロー管理を電子化するメリット

ワークフロー管理を電子化すると、書類を用いたやり取りがなくなることから、さまざまなメリットが期待できます。

①申請・承認作業の効率化

1 つ目のメリットは、申請・承認作業の効率化です。

社内のワークフローでは、複数人の承認が必要になったり、申請・承認内容によって書類の形式や決裁者が異なったりするケースがあります。

書類で対応する場合、手書き・印刷・手渡しなどが必要になり、決裁者への承認依頼に手間がかかります。

ワークフローを電子化することで、パソコンやスマートフォンなどから申請書の作成・提出・承認を行えるようになるため、決済までの作業を効率化できます。

②決裁スピードの向上

2 つ目のメリットは、決裁スピードの向上です。

書類で申請・承認を行っている場合、手渡しや押印が必要になり、決裁者の不在時は承認が滞ってしまいます。

ワークフローを電子化すると、パソコンやスマートフォンなどを用いて、オフィス外からいつでも申請・承認ができるようになります。

また、承認経路や進捗状況を可視化して社内共有することで、承認が停滞しているフローで催促を行うことが可能です。これにより、決裁までのスピードが向上して、迅速な意思決定ができるようになります。

③書類管理の負担軽減

3 つ目のメリットは、書類管理の負担軽減です。

申請・承認を書類で行っている場合、決裁済みの申請書をファイリング・保管する業務が発生します。

ワークフローを電子化すれば、書類はデータとして保管されるため、人の手による書類管理の負担を軽減できます。

また、書類の種類・保管期間に合わせてデータを整理したり、申請書の内容や担当者名などで検索したりして、必要な書類をすぐに確認することが可能です。

このように電子データとして書類を管理することで、紛失リスクを防止できるほか、データの抽出・分析が可能になり、報告書の作成もスムーズになります。

④コストの削減

4 つ目のメリットは、コストの削減です。

ワークフローを電子化すると、書類をやり取りする必要がなくなるため、紙代や印刷、FAX、郵送にかかるさまざまなコストを削減できます。

また、書類を保管するためのファイルやスペースを用意するコストの削減にもつながります。

ワークフローを電子化する際の注意点

ワークフローの電子化にあたっては、以下の点に注意する必要があります。

▼電子化する注意点

●　自社の業務内容に合ったシステムを選ぶ
●　システム利用のマニュアルを作成する
●　書類と混在しないようにする

ワークフロー管理システムによって機能が異なるため、自社の業務内容や課題解決に役立つ機能が備わったシステムを選ぶことが重要です。

また、書類で行っていた申請・承認フローが変わることによって、現場の混乱を招く可能性もあります。ワークフロー管理システムをスムーズに導入するためには、システム上の決裁フローや操作方法などをまとめたマニュアルを作成して、社内に周知する必要があります。

ほかにも、書類と電子データが混在した状態では、決裁フローや書類の管理が煩雑になるリスクがあります。ワークフロー管理システムの導入後は、なるべくすべての書類を電子化することが重要なポイントです。

まとめ

この記事では、ワークフローの電子化について以下の内容を解説しました。

●　ワークフローを電子化する方法
●　ワークフローを電子化するメリット
●　電子化する際の注意点

ワークフロー管理システムを導入して、書類で対応していたワークフローを電子化すると、申請・承認作業の効率化をはじめ、決裁スピードの向上、書類管理の負担軽減、コスト削減などのメリットが期待できます。

スムーズに導入・運用するには、自社の業務内容にマッチしたシステムを選定するとともに、システム利用のマニュアルを作成する、書類と電子データが混在しないようにすることがポイントです。

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また、SharePoint を用いたワークフローの作り方については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

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