社内ポータルサイトを導入するメリットとは？作り方を解説

テレワークの普及やクラウドサービスの広がりによって、社内で管理する情報、業務に使用するアプリケーションが増えやすくなりました。そのようななか、「データの保存場所が散在していて、従業員間の情報共有に労力がかかる」「業務ごとに異なるアプリケーションを都度探すのが大変」などの現場で起きがちな課題が生じている企業もあるのではないでしょうか。

社内の情報共有を円滑にして、業務に必要なデータやアプリケーションへ速やかにアクセスできる環境づくりには、社内ポータルサイトの構築が有効です。この記事では、社内ポータルサイトの基礎知識や構築のメリット、作り方について解説します。

💡 社内ポータルサイトの導入をご検討中の方へ

Microsoft 365 環境で「使われ続ける社内ポータルサイト」を実現したい方は、SharePoint ポータルサイト構築サービスの詳細もぜひご覧ください。

→ SharePoint ポータルサイト構築サービスについてはこちら

社内ポータルサイトとは？主な機能 7 つ

社内ポータルサイトとは、社内で管理する情報や業務に使用するアプリケーションなどへの入り口を集約した Web サイトのことです。「 portal 」は英語で「門・玄関」を意味する言葉で、社員が毎朝最初に開くページとイメージするとわかりやすいでしょう。さまざまなコンテンツが 1 つの画面に集約されているため、情報の検索や共有がスムーズになり、業務効率が向上します。

一般ユーザーや会員などが利用するポータルサイトとは異なり、社内のみで公開・利用することが特徴です。

従業員間における情報共有の円滑化や業務の効率化、社内コミュニケーションの活性化などを図ることを目的に構築されます。

▼社内ポータルサイトの主な機能

▼社内ポータルサイトに掲載すべき主なコンテンツ

グループウェアや社内SNSとの違い

社内ポータルサイトと混同されやすいツールとして「グループウェア」や「社内SNS」があります。それぞれの違いを整理しておきましょう。

社内ポータルサイトは、これらのグループウェア（例えば Microsoft 365 の SharePoint Online など）や社内 SNS の機能を内包、あるいは連携させて、「ここを見ればすべてが完結する」プラットフォームとして構築されるケースが一般的です。

社内ポータルサイトを構築するメリット

社内ポータルサイトを構築することによって、ワークフローや情報共有が円滑になり、業務改善につながります。

①業務の効率化を図れる

「あのファイルどこだっけ？」「規程の最新版はどれ？」——こうした検索の手間は、想像以上に大きなコストです。Microsoft が公開している働き方に関するレポート「 Work Trend Index 」でも、情報検索や会議に多くの時間が費やされている実態が明らかにされています。

参考：AIによる解決策は効果を発揮するのか？

社内ポータルサイトを構築すると、業務に必要な情報やアプリケーションなどへすぐにアクセスできるようになります。「担当者にファイルの共有を依頼する」「業務マニュアルを探し回る」「申請書類を印刷して手渡しする」などの対応が不要になることで、業務の効率化を図れます。

また、業務の不明点や問題が発生した際に、従業員自身が社内ポータルサイトで情報を収集して自己解決を促せます。これにより、管理者や情報システム部門などが行っていた問い合わせ対応を削減することが可能です。

②社内の情報伝達がスムーズになる

社内ポータルサイトを構築することで、情報伝達がスムーズになります。例えば、企業情報の告知やスケジュールの確認・共有、承認者への申請業務などをオンライン上で行えるようになります。働く時間や場所が異なる従業員でも、社内ポータルサイトのトップページに全社からのお知らせ・通達を掲載するだけで、部門間・チームでの横断的な情報共有が簡単にできるようになり、チームワークの向上につながります。

社内ポータルサイトは、単なる情報倉庫ではありません。掲示板やニュース機能を使えば、部門間の交流を促す「場」としても機能します。社内チャットや社内掲示板へのコメントなどができる機能を設ければ、社内のコミュニケーションを活性化する効果も期待できます。社内掲示板を活用することで、メールでのやりとりが不要になり、受信トレイが整理され、重要なメールを見逃すリスクが減ります。これにより、メールの確認や返信にかかる時間を削減できるため、業務効率が向上します。情報の一元化は、今や DX の基本ステップといえます。

③ぺーパーレス化を促進できる

社内ポータルサイトを活用すると、申請業務のデジタル化や、ファイルや資料をデータとして保存したりしてペーパーレス化を促進できます。紙書類でやり取りしていたフローをペーパーレス化することで、業務負担や印刷コストの削減につながります。環境省も「グリーン購入法」や脱炭素の文脈で、ペーパーレス化を推進しています（参考：環境省公式サイト）。SDGs や ESG 経営の観点からも、紙の削減は意味のある取り組みです。

また、自宅や出張先からでも必要な情報またはアプリケーションにアクセスできるようになるため、多様な働き方の促進にも有効です。

④業務の属人化を解消できる

社内ポータルサイトに社内 Wiki の機能を設けると、業務の属人化を解消できます。社内 Wiki とは、社内で個々が持つ知識やノウハウなどを共有するための機能またはツールのことです。

特定の担当者が業務に関連する情報やノウハウを持っている場合、担当者が不在の場合に業務が滞ったり、人材育成が進まなかったりします。

社内 Wiki で業務マニュアルを作成して共有するとともに、担当者が持つ知識・ノウハウなどを蓄積・共有できる仕組みを整えることで、誰もがナレッジを活用できるようになります。

その結果、業務の属人化が解消されるほか、従業員の知識・スキルの向上や業務パフォーマンスの向上につながることも期待できます。

⑤ガバナンス強化・情報統制ができる

意外と見落とされがちですが、社内ポータルサイトはガバナンスの強化にも貢献します。メールや個人フォルダで管理されている情報は、退職や異動とともに失われたり、誤って外部に流出したりするリスクがあります。一方、社内ポータルサイトでは次のような管理が可能です。

• アクセス権限による情報の閲覧制御
• ログによる閲覧履歴の追跡
• 文書のバージョン管理
• 保存期間ポリシーに基づく自動削除

個人情報保護委員会のガイドラインでも、情報の適切なアクセス制御が求められています（参考：個人情報保護委員会公式サイト）。ポータルサイトの導入は、コンプライアンス対応の土台にもなります。

⑥企業文化の浸透・エンゲージメント向上につながる

最後に挙げたいのが、企業文化やビジョンの浸透という効果です。経営理念、行動指針、社員インタビュー、社史といったコンテンツを社内ポータルサイトで継続的に発信することで、社員のエンゲージメント（組織への愛着・貢献意欲）が高まります。

• 経営層のメッセージを定期的に発信
• 社員の活躍ストーリーを共有
• 表彰・サンクスカードで「ありがとう」を可視化

「会社のことが好きになる仕掛け」を仕込めるのも、社内ポータルサイトならではの価値です。

⑦リモートワーク・ハイブリッドワークに適応できる

場所を選ばない働き方が定着する中、社内ポータルサイトは「クラウド上のオフィス」としての役割を果たします。

自宅や外出先からでも、セキュリティが確保された環境（VPN や認証システム）を通じてポータルサイトにアクセスすれば、オフィスにいるときと変わらない情報資産を利用可能です。これにより、働く場所による情報格差をなくすことができます。

社内ポータルサイトの作り方は 4 通り

社内ポータルサイトの作り方には、主に 4 つが挙げられます。

▼社内ポータルサイトの作り方

• 汎用 CMSで自作する（WordPress、Google Sites、Canva Webサイトなど）
• アプリケーションの作成ができるプラットフォームやパッケージを使用する
• 自社でスクラッチ開発をする
• SharePoint を使う

それぞれの方法について詳しく見ていきます。

汎用 CMS で自作する

ツールを使用して社内ポータルサイトを自作することも一つの方法です。サイト作成ツール（ノーコード / ローコードツール）は、Word や PowerPoint を操作するような感覚で、直感的に文字の入力や画像の配置ができるよう設計されています。

この方法は、パッケージやスクラッチ開発と比べて、手間やコストが抑えられることが一番のメリットです。また、自分たちで作成することで、自社のニーズに合わせたカスタマイズが容易に行えます。

ツールで自作する際には、まず社内ポータルの目的や必要な機能を明確にしてから、適切なツールを選択することが重要です。例えば、ドキュメント管理やコラボレーション機能が重視される場合は、Google ドライブや Dropbox などのクラウドストレージサービスの利用がお勧めです。あるいは、チャットやビデオ会議機能が求められる場合は、Microsoft Teams や Slack などのコミュニケーションツールを検討すると良いでしょう。

アプリケーションの作成ができるプラットフォームやパッケージを使用する

社内ポータルサイトを構築する方法の一つとして、パッケージソフトウェアを活用する方法があります。パッケージは、あらかじめ豊富に用意された機能やデザインテンプレートを利用して、短期間で効率的にサイトを構築することができる製品です。多くのパッケージは、必要な機能が標準で揃っており、カスタマイズも容易に行えます。

パッケージを活用するメリットは、開発期間の短縮やコスト削減が挙げられます。また、専門知識がなくても簡単に構築できるため、ITリテラシーが低い企業でも導入しやすいという点が魅力です。さらに、パッケージは定期的にアップデートされるため、最新の機能やセキュリティ対策が常に適用されているのも大きな利点です。

自社でスクラッチ開発をする

スクラッチ開発とは、ゼロから独自のプログラムを作成して社内ポータルサイトを構築する方法です。この方法を選択する場合、開発者が自由に機能やデザインをカスタマイズできるため、企業のニーズに合ったオリジナルのポータルサイトを作成することができます。

スクラッチ開発のメリットは、自由度が高く、企業独自の要件にフィットしたポータルサイトが作れることです。また、パッケージでは提供されていない特殊な機能や、独自のシステムとの連携が可能になります。

ただし、コストと開発期間が大きくなるため、よほどの理由がなければ既製品の活用が現実的です。

グループウェア製品を使う

制作コストを抑えつつ、自社の情報共有における課題や用途に応じた機能を整備するには、ポータル機能が備わっているグループウェアを活用することが有効です（例：サイボウズ Office 、Microsoft 365 、desknet's NEO）。手軽に素早く立ち上げたい企業に向いています。

すでに、業務で Microsoft 365（※1）を利用している企業であれば、既存のMicrosoft SharePoint（以下、SharePoint）（※2）を活用して社内ポータルサイトを作成できます。SharePoint とは、チームサイトを作成してファイルの保存や共有、ワークフローの構築などを行えるプラットフォームのことです。チームサイトの機能を使って社内ポータルサイトを作成することが可能です。マイクロソフト社が提供する他の Office アプリとの連携がしやすいほか、デザインや機能のカスタマイズ、複数人での同時編集などにも対応しています。SharePoint は多言語翻訳機能も備わっており、グローバルな組織にとって非常におすすめです。この機能を利用することで、英語など異なる言語を話す従業員が同じプラットフォーム上で効率的に情報を共有し、協力することができます。

SharePoint で社内ポータルサイトを作成するメリットやポイントについては、こちらの記事で解説しています。

※1…Microsoft 365、Microsoft Word および Microsoft Excel は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

※2…Microsoft SharePoint は、マイクロソフトが提供する製品です。

社内ポータルサイト作成時の注意点

メリットの大きい社内ポータルサイトですが、「導入したのに使われない」というケースも少なくありません。社内ポータルサイト作成時には、ターゲットユーザーごとの情報設計、見やすいデザインやレイアウトの選択とセキュリティ対策が重要です。これらのポイントを押さえることで、効果的なポータルサイトが構築できます。

ターゲットユーザーごとの情報設計

社員全員に同じ情報を見せる必要はありません。むしろ、部門や役職、勤務形態によって必要な情報は大きく異なります。

• 営業部門：顧客情報、提案資料、競合情報
• 経理部門：締め日カレンダー、稟議システム、規程
• 現場スタッフ：シフト、安全マニュアル、緊急連絡先

「全員にとって使いやすいトップページ」を目指すのではなく、「それぞれの役割にとって最適化された画面」を提供する発想が重要です。

見やすいデザイン・レイアウト（UI/UX）

社内ポータルサイトのデザインやレイアウトが見やすいか、そして使いやすいかという点は非常に重要な要素です。これにより、社員は効率的にサイトを活用し、必要な情報にアクセスできるようになります。

まず、シンプルでわかりやすいデザインが望ましいです。無駄な装飾や複雑な構造は避け、情報がすぐに目に入るようなレイアウトを心掛けましょう。

セキュリティの強化

社内ポータルサイトは、企業の機密情報や社員の個人情報が集約される場所であるため、セキュリティ対策は非常に重要です。アクセス権限の設定を適切に行い、必要な人だけが情報にアクセスできるようにしましょう。

また、パスワードポリシーを策定し、定期的な変更や複雑な文字列の使用を推奨することで、不正アクセスのリスクを低減できます。

社内ポータルサイトの最適な運用方法

社内ポータルサイトは「作って終わり」ではなく「育てる」ものです。社内ポータルサイトの運用は、企業の情報共有と業務効率化において重要な役割を果たします。運用ルールを最初に決めておくと、長く活用される土壌ができます。以下に、失敗を防ぐ社内ポータルサイトの運用方法について詳しく解説します。

目的と目標の設定

社内ポータルサイトを運用する際には、まずその目的と目標を明確に設定することが重要です。例えば、情報の一元管理、従業員間のコミュニケーション促進、業務プロセスの効率化などが挙げられます。情報設計の段階で「誰に・何を・どう届けるか」を明確にしておくと、サイトの設計や機能の選定がスムーズに進みます。

コンテンツの管理

社内ポータルサイトには、ニュース、ドキュメント、スケジュール、FAQなど多岐にわたるコンテンツが含まれます。これらのコンテンツを適切に管理するためには、以下のポイントが重要です。

ユーザーエクスペリエンスの向上

ユーザーが使いやすいポータルサイトを提供するためには、ユーザーエクスペリエンス（UX）の向上が欠かせません。具体的には、以下の点に注意します。

🎨 社内ポータルサイトの「見やすさ」を底上げしたい方へ

SharePoint 標準のままだと、ニュースやお知らせが埋もれがちです。タブ切り替えで情報を整理できる ez office 製品（ ez タブ形式ニュース、ez 掲示板 など）を活用すれば、見た目と使いやすさを同時に改善できます。

→ ez office 製品一覧についてはこちら

セキュリティ対策

社内ポータルサイトには機密情報が含まれることが多いため、セキュリティは非常に重要です。以下の対策を講じることで、情報漏洩を防ぎます。

トレーニングとサポート

従業員が社内ポータルサイトを効果的に活用できるように、トレーニングとサポートを提供します。具体的には、以下の方法があります。

効果測定と改善

社内ポータルサイトの運用が効果的であるかどうかを定期的に評価し、必要に応じて改善を行います。以下の方法で効果を測定します。

これらのポイントを押さえることで、社内ポータルサイトの運用を成功させ、企業全体の業務効率化と情報共有の促進を進めることができます。

☁ 「自社だけでは不安…」という方へ

構築の進め方や情報設計に迷ったら、専門家のサポートを受けるのが近道です。SharePoint をベースにした社内ポータルサイト構築の実績をもとに、現状分析から運用支援までトータルでサポートしています。

→ お問い合わせはこちら

まとめ：導入より育成で価値が決まる

この記事では、社内ポータルサイトについて以下の内容を解説しました。

• 社内ポータルサイトの主な機能
• 社内ポータルサイトを構築するメリット
• 社内ポータルサイトの作り方
• 社内ポータルサイト作成時の注意点
• 社内ポータルサイトの運用方法

社内ポータルサイトを構築すると、業務に必要な情報やアプリケーションへすぐにアクセスできるようになります。業務の効率化や情報伝達の円滑化を図れるほか、ペーパーレス化の促進、業務の属人化の解消にもつながります。また、Microsoft 365 を利用している企業では、SharePoint に含まれるチームサイトの機能を使って社内ポータルサイトを構築することが可能です。

ただし、社内ポータルサイトは、導入そのものよりも「どう育てるか」が成果を分けます。本記事をきっかけに「自社のポータルを一歩前に進めたい」と感じた方は、ぜひ『 ez office 』もご覧ください。

『 ez office 』では、SharePoint を用いた『ポータルサイト構築サービス』を提供しています。標準機能と独自の Web パーツを使用して、見やすさ・使いやすさに配慮した社内ポータルサイトの構築を支援いたします。

詳しくは、こちらの資料をご覧ください。