機能	概要
社内 Wiki	業務に関するマニュアルやナレッジ、各種申請手続きなどの情報を集積して、従業員が検索・閲覧できる機能
社内チャット	個人やチーム、部門担当者などへチャット形式で気軽なコミュニケーションをとれる機能
社内掲示板	企業の経営情報や社内報の配信、社内イベントの告知、書類の提出依頼などを行える機能
社内 FAQ	業務や社内手続きに関するよくある質問への回答を登録して、従業員の検索によって自己解決する機能
スケジュールの管理	出張や会議、外出などの予定をカレンダーに登録して、個人・チームのスケジュールを社内で共有する機能
申請・承認の手続き	経費や稟議などの申請・承認のワークフローをオンラインで行える機能
プロジェクトの管理	各部署・チームにおけるプロジェクトの内容やタスクの進捗状況、担当者などを一元管理できる機能

社内ポータルサイトを構築するメリット

社内ポータルサイトを構築することによって、ワークフローや情報共有が円滑になり、業務改善につながります。

①業務の効率化を図れる

社内ポータルサイトを構築すると、業務に必要な情報やアプリケーションなどへすぐにアクセスできるようになります。「担当者にファイルの共有を依頼する」「業務マニュアルを探し回る」「申請書類を印刷して手渡しする」などの対応が不要になることで、業務の効率化を図れます。

また、業務の不明点や問題が発生した際に、従業員自身が社内ポータルサイトで情報を収集して自己解決を促せます。これにより、管理者や情報システム部門などが行っていた問い合わせ対応を削減することが可能です。

②社内の情報伝達がスムーズになる

社内ポータルサイトを構築することで、情報伝達がスムーズになります。

例えば、企業情報の告知やスケジュールの確認・共有、承認者への申請業務などをオンライン上で行えるようになります。働く時間や場所が異なる従業員でも、部門間・チームでの横断的な情報共有が簡単にできると、チームワークの向上につながります。

また、社内チャットや社内掲示板へのコメントなどができる機能を設ければ、社内のコミュニケーションを活性化する効果も期待できます。

社内掲示板を活用することで、メールでのやりとりが不要になり、受信トレイが整理され、重要なメールを見逃すリスクが減ります。これにより、メールの確認や返信にかかる時間を削減できるため、業務効率が向上します。

③ぺーパーレス化を促進できる

社内ポータルサイトを活用すると、申請業務を電子化したり、ファイルや資料をデータとして保存したりしてペーパーレス化を促進できます。

紙書類でやり取りしていたフローをペーパーレス化することで、業務負担や印刷コストの削減につながります。

また、自宅や出張先からでも必要な情報またはアプリケーションにアクセスできるようになるため、多様な働き方の促進にも有効です。

④業務の属人化を解消できる

社内ポータルサイトに社内 Wiki の機能を設けると、業務の属人化を解消できます。社内 Wiki とは、社内で個々が持つ知識やノウハウなどを共有するための機能またはツールのことです。

特定の担当者が業務に関連する情報やノウハウを持っている場合、担当者が不在の場合に業務が滞ったり、人材育成が進まなかったりします。

社内 Wiki で業務マニュアルを作成して共有するとともに、担当者が持つ知識・ノウハウなどを蓄積・共有できる仕組みを整えることで、誰もがナレッジを活用できるようになります。

その結果、業務の属人化が解消されるほか、従業員の知識・スキルの向上や業務パフォーマンスの向上につながることも期待できます。

社内ポータルサイトの作り方は 3 通り

社内ポータルサイトの作り方には、主に3つが挙げられます。

▼社内ポータルサイトの作り方

サイト作成ツールを導入する（Google Sites、Canva Webサイトなど）
アプリケーションの作成ができるプラットフォームを使用する
自社でスクラッチ開発をする

制作コストを抑えつつ、自社の課題や用途に応じた機能を取り入れるには、アプリケーションの作成ができるプラットフォームを活用することが有効です。

業務に Microsoft 365（※1）を利用している企業では、Microsoft SharePoint（以下、SharePoint）（※2）を活用して社内ポータルサイトを作成できます。

SharePoint とは、チームサイトを作成してファイルの保存や共有、ワークフローの構築などを行えるプラットフォームのことです。チームサイトの機能を使って社内ポータルサイトを作成することが可能です。

マイクロソフト社が提供する他の Office アプリケーションとの連携がしやすいほか、デザインや機能のカスタマイズ、複数人での同時編集などにも対応しています。

SharePoint は多言語翻訳機能も備わっており、グローバルな組織にとって非常におすすめです。この機能を利用することで、英語など異なる言語を話す従業員が同じプラットフォーム上で効率的に情報を共有し、協力することができます。

SharePoint で社内ポータルサイトを作成するメリットやポイントについては、こちらの記事で解説しています。

SharePoint で社内ポータルサイトを作りたい！メリットと事例を知って業務効率化に役立てる Microsoft 365（※）に含まれるサービスの一つに Microsoft SharePoint（※）（以下、SharePoint）があります。SharePoint は、オンライン上でファイルの編集・共有ができるだけでなく、コミュニケーションツールも数多く搭載しています。さらに、これらの機能を内包した社内ポータルサイトを作成することが可能です。SharePoint で作成した社内ポータルサイトをうまく活用すれば、業務効率化につながると考えられます。 SharePoint で社内ポータルサイトを作成しようと考えている企業のなかには、「社内ポータルサイトを SharePoint を使用する際のポイントは何か」「SharePoint で社内ポータルサイトを作成した事例にはどのようなものがあるのか」と調べている方もいるのではないでしょうか。この記事では、SharePoint で社内ポータルサイトを作るメリットやポイント、実際に作成した事例について紹介します。 ez office

【SharePoint】目を惹きつけるデザイン性の高いポータルサイトを作るポイント SharePoint では、デザイン性の高いテンプレートが用意されており、上手に活用すれば目を惹くオシャレなポータルサイトの作成が可能です。今回は、 SharePoint の機能を理解し、多くの人に見てもらえるポータルサイト構築を実現するポイントをご紹介します。 ez office

※1…Microsoft 365、Microsoft Word および Microsoft Excel は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

※2…Microsoft SharePoint は、マイクロソフトが提供する製品です。

社内ポータルサイトの運用方法

社内ポータルサイトの運用は、企業の情報共有と業務効率化において重要な役割を果たします。以下に、社内ポータルサイトの運用方法について詳しく解説します。

目的と目標の設定

社内ポータルサイトを運用する際には、まずその目的と目標を明確に設定することが重要です。例えば、情報の一元管理、従業員間のコミュニケーション促進、業務プロセスの効率化などが挙げられます。これにより、サイトの設計や機能の選定がスムーズに進みます。

コンテンツの管理

社内ポータルサイトには、ニュース、ドキュメント、スケジュール、FAQなど多岐にわたるコンテンツが含まれます。これらのコンテンツを適切に管理するためには、以下のポイントが重要です。

定期的な更新	情報が古くならないように、定期的にコンテンツを更新します。
アクセス権の設定	機密情報や特定の部署に向けた情報には、適切なアクセス権を設定します。
検索機能の強化	ユーザーが必要な情報を迅速に見つけられるよう、検索機能を充実させます。

ユーザーエクスペリエンスの向上

ユーザーが使いやすいポータルサイトを提供するためには、ユーザーエクスペリエンス（UX）の向上が欠かせません。具体的には、以下の点に注意します。

直感的なナビゲーション	ユーザーが迷わずに目的の情報にたどり着けるよう、シンプルで直感的なナビゲーションを設計します。
レスポンシブデザイン	デスクトップだけでなく、スマートフォンやタブレットからも快適にアクセスできるようにします。
フィードバック機能	ユーザーからのフィードバックを受け付け、サイトの改善に役立てます。

セキュリティ対策

社内ポータルサイトには機密情報が含まれることが多いため、セキュリティは非常に重要です。以下の対策を講じることで、情報漏洩を防ぎます。

アクセス制御	ユーザーごとにアクセス権を設定し、必要な情報だけにアクセスできるようにします。
データ暗号化	送受信されるデータを暗号化し、不正アクセスを防ぎます。
定期的なセキュリティチェック	脆弱性を早期に発見し、対策を講じるために定期的なセキュリティチェックを実施します。

トレーニングとサポート

従業員が社内ポータルサイトを効果的に活用できるように、トレーニングとサポートを提供します。具体的には、以下の方法があります。

トレーニングセッション	新しい機能や更新内容について、定期的にトレーニングセッションを開催します。
マニュアルとガイド	使い方を説明するマニュアルやガイドを提供し、いつでも参照できるようにします。
サポートデスク	問題が発生した際に迅速に対応できるよう、サポートデスクを設置します。

効果測定と改善

社内ポータルサイトの運用が効果的であるかどうかを定期的に評価し、必要に応じて改善を行います。以下の方法で効果を測定します。

アクセス解析	どのコンテンツがよく閲覧されているか、どの機能がよく使われているかを分析します。
ユーザーアンケート	ユーザーの満足度や改善点を把握するために、定期的にアンケートを実施します。
KPIの設定	具体的な目標を設定し、その達成度を評価します。

これらのポイントを押さえることで、社内ポータルサイトの運用を成功させ、企業全体の業務効率化と情報共有の促進に貢献することができます。

まとめ

この記事では、社内ポータルサイトについて以下の内容を解説しました。

社内ポータルサイトの主な機能
社内ポータルサイトを構築するメリット
社内ポータルサイトの作り方

社内ポータルサイトを構築すると、業務に必要な情報やアプリケーションへすぐにアクセスできるようになります。業務の効率化や情報伝達の円滑化を図れるほか、ペーパーレス化の促進、業務の属人化の解消にもつながります。

また、Microsoft 365 を利用している企業では、SharePoint に含まれるチームサイトの機能を使って社内ポータルサイトを構築することが可能です。

『 ez office 』では、SharePoint を用いた『ポータルサイト構築サービス』を提供しています。標準機能と独自の Web パーツを使用して、見やすさ・使いやすさに配慮した社内ポータルサイトの構築を支援いたします。

詳しくは、こちらの資料をご覧ください。

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